10 Tips Để Giao Tiếp Hiệu Quả Nơi Làm Việc
10 Tips Để Giao Tiếp Hiệu Quả Nơi Làm Việc
Theo báo cáo của Grammarly, giao tiếp không hiệu quả tại nơi làm việc khiến các doanh nghiệp Mỹ thiệt hại 1,2 nghìn tỷ USD mỗi năm. Không có gì đáng ngạc nhiên khi đây là mối quan ngại hàng đầu của các doanh nghiệp - kể cả những doanh nghiệp thành công nhất. Tuy nhiên, việc giao tiếp đúng cách có thể là một thách thức giữa những người có hoàn cảnh xuất thân, quan điểm và văn hóa khác nhau. Do đó, các chuyên gia tại Forbes Advisor đã chi tiết hóa các tips để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc.
Giao tiếp hiệu quả là gì?
Giao tiếp tại nơi làm việc là sự trao đổi ý tưởng và suy nghĩ liên quan đến công việc, nhưng giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc thì không chỉ dừng lại ở đó. Giao tiếp hiệu quả là giao tiếp rõ ràng, và người nhận hiểu được mục đích của thông điệp. Vì vậy, cả người gửi và người nhận thông điệp đều cảm thấy hài lòng.
Giao tiếp hai chiều
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc không chỉ đơn thuần là chuyển tiếp thông tin cho thành viên nhóm, mà còn là giải thích thông tin đó theo cách mà họ hiểu được. Người nhận cũng tập trung nắm bắt toàn bộ ý nghĩa của cuộc trò chuyện và khiến người kia cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.
Giao tiếp đưa ra hướng giải pháp
Việc trao đổi ý tưởng và thông tin được thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng, thúc đẩy sự cộng tác trong các nhiệm vụ được giao. Nhờ đó, các nhóm có thể đưa ra các bước cần thiết để đạt được mục tiêu của mình tốt hơn.
Lợi ích của việc giao tiếp hiệu quả nơi làm việc
Báo cáo "Thực trạng Nơi làm việc trên Toàn cầu 2022" của Gallup tiết lộ rằng trong số 31 triệu nhân viên được phỏng vấn, chỉ có 13% lãnh đạo của họ thực hành giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn không thể truyền đạt các mục tiêu của tổ chức và những thay đổi hoạt động, truyền tải văn hóa và giá trị cho nhân viên mới hoặc những người chuyển sang nhóm khác, hoặc chia sẻ cập nhật về tình hình kinh doanh một cách chính xác, thì việc đạt được các mục tiêu đề ra sẽ trở nên khó khăn. Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc sẽ thúc đẩy động lực, sự gắn kết và sự hài lòng của nhân viên, từ đó giảm thiểu các xung đột tại nơi làm việc và nâng cao năng suất
Tăng sự gắn kết giữa nhân viên
Một trong những lợi ích của giao tiếp hiệu quả là nó tạo ra mối quan hệ tốt đẹp hơn giữa quản lý và nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau, đồng thời thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên. Khi ban quản lý xem xét nhu cầu và động lực của nhân viên, và giao tiếp với họ một cách chính xác, thì việc khuyến khích họ sử dụng các kỹ năng và tài năng của mình để hướng tới cùng một mục tiêu sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Thúc đẩy động lực làm việc
Gần 30% trường hợp, các tổ chức có tỷ lệ giữ chân nhân viên thấp do giao tiếp không hiệu quả giữa ban quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, khi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và vai trò của họ ảnh hưởng như thế nào đến sự thành công chung của nhóm, họ sẽ có động lực để thực hiện các bước cần thiết. Điều này không chỉ giúp tổ chức của bạn duy trì nhân viên lâu dài, từ đó củng cố công ty, mà còn giúp nhân viên luôn duy trì động lực, điều tạo nên tất cả sự khác biệt.
Cải thiện năng suất
Bằng cách đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng cách, nhân viên sẽ hiểu vai trò của mình tốt hơn và thực hiện các chức năng của mình một cách hiệu quả. Điều đó sẽ làm tăng năng suất trong toàn công ty của bạn
Ít xung đột nơi làm việc hơn
Vì môi trường làm việc quy tụ nhiều người từ các nền văn hóa và niềm tin khác nhau, nên xung đột sẽ tự nhiên nảy sinh. Tuy nhiên, hầu hết các xung đột đều bắt nguồn từ những chiến thuật giao tiếp không hiệu quả. Do đó, những nơi làm việc khuyến khích giao tiếp cởi mở và trau dồi các phong cách giao tiếp tinh tế sẽ có ít xung đột hơn giữa quản lý và nhân viên, thậm chí giữa các nhân viên với nhau.
10 Tips để giao tiếp hiệu quả nơi làm việc
Với sự hiểu biết sâu sắc về tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, hãy cùng xem xét tips để giao tiếp hiệu quả, bao gồm các kỹ năng giao tiếp chính mà bạn cần áp dụng, cách ưu tiên giao tiếp hai chiều, cách tổ chức giao tiếp, v.v.
1. Giao tiếp Đúng Cách
Để giao tiếp hiệu quả hơn, trước tiên, bạn hãy tự hỏi những câu hỏi sau:
- Mục tiêu là gì?
- Ai cần nghe thông tin này?
- Tôi nên truyền tải thông điệp như thế nào?
Giao tiếp không hiệu quả thường xảy ra khi quản lý nói chuyện với sai nhân viên hoặc chia sẻ thông tin trong môi trường làm việc không phù hợp. Vì vậy, hãy đảm bảo mục đích giao tiếp hướng bạn đến những người tiếp nhận có liên quan. Ngoài ra, hãy chọn phương thức giao tiếp phù hợp nhất trong số các kênh giao tiếp khác nhau dành cho nhân viên và tình huống. Ví dụ, một nhân viên có thể thích email, trong khi người khác thích tương tác trực tiếp - nơi có giao tiếp bằng mắt và họ có thể đọc ngôn ngữ cơ thể của bạn.
Nhìn chung, bạn nên truyền đạt trực tiếp thông tin hoặc hướng dẫn khẩn cấp, tin tức quan trọng hoặc tin nhạy cảm như thăng chức hoặc điều chuyển công tác.
2. Ưu tiên giao tiếp 2 chiều
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc bao gồm việc nói, lắng nghe tích cực và phản hồi. Hai bên cần phải hiểu nhau. Bây giờ, làm thế nào bạn có thể biến điều đó thành có thể?
Thực hành lắng nghe tích cực
Để tránh bỏ sót thông tin quan trọng, đừng chỉ lắng nghe đồng nghiệp để phản hồi ngay lập tức. Thay vào đó, hãy lắng nghe để hiểu họ. Giữ liên lạc bằng mắt với người nói, ghi lại bất cứ điều gì xuất hiện trong tâm trí bạn khi họ đang nói và phản hồi bằng những cử chỉ thích hợp để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe.
Đón nhận phản hồi
Hãy tích cực lắng nghe phản hồi từ các thành viên trong nhóm về thông điệp và phong cách giao tiếp của bạn, ghi nhận những nhận xét và mối quan tâm của họ. Họ có thể chia sẻ những thông tin đó trong các cuộc họp hoặc thông qua hộp góp ý ẩn danh. Bạn cũng có thể đưa ra phản hồi cho người khác, nhưng hãy làm điều đó một cách thận trọng, tránh gay gắt hay công khai.
3. Xây dựng kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc bắt đầu từ việc bạn trau dồi các kỹ năng giao tiếp tốt. Dưới đây là một số điều quan trọng:
- Rõ ràng: Để giao tiếp hiệu quả, hãy rõ ràng về mục tiêu của bạn, sử dụng những từ dễ hiểu và tránh các câu chưa hoàn thành. Ngoài ra, hãy cung cấp ngữ cảnh khi giao tiếp với nhóm của bạn. Ví dụ, khi đặt kỳ vọng, hãy chia sẻ các mẫu và nhấn mạnh các nhóm cần tham gia và những nhóm sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả đầu ra. Đồng thời, khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi để giảm thiểu sai sót và tối đa hóa năng suất.
- Giữ lịch sự: Để nâng cao hiệu quả giao tiếp tại nơi làm việc, bạn cần thực hành giao tiếp tôn trọng và giải quyết các khác biệt một cách tích cực. Ngay cả khi bất đồng quan điểm, hãy cố gắng giữ thái độ lịch sự, tránh những từ ngữ xúc phạm. Ngoài ra, hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt, sử dụng giọng điệu phù hợp để không truyền đạt những tín hiệu không mong muốn.
- Luôn cởi mở: Đảm bảo nhân viên cảm thấy thoải mái khi tiếp cận bạn với các ý tưởng hoặc mối quan tâm. Điều đó có nghĩa là bạn phải luôn quan tâm đến suy nghĩ của họ và lắng nghe họ một cách tôn trọng, ngay cả khi bận rộn. Và nếu bạn có lo ngại về hành vi hoặc hiệu suất của nhân viên, hãy thảo luận với họ thay vì đưa ra phỏng đoán.
4. Thấu hiểu Sự độc đáo của mỗi nhân viên
Một trong những điều quan trọng nhất để cải thiện giao tiếp và sự gắn kết của nhân viên tại nơi làm việc là thấu hiểu phong cách giao tiếp độc đáo của mỗi người. Điều đó có nghĩa là bạn cần tìm hiểu về các kênh và phong cách giao tiếp ưa thích của họ. Sau đó, hãy điều chỉnh phương thức giao tiếp của bạn phù hợp với phong cách riêng của từng người. Ví dụ, trong khi đội ngũ bán hàng có thể thích các phân tích dữ liệu chi tiết, thì đội phân tích có thể không muốn nghe những câu chuyện dài dòng về cách tiếp cận khách hàng.
5. Có sự tương tác 1 - 1
Để cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc, bạn cần chủ động xây dựng các mối quan hệ. Lên lịch họp cá nhân với các thành viên trong nhóm của bạn. Những cuộc họp này cho nhân viên thấy rằng bạn coi trọng họ và sẵn sàng kết nối với họ ở mức độ cá nhân hơn. Thêm vào đó, những người nhút nhát hoặc dè dặt thường cởi mở hơn và chia sẻ thông tin và phản hồi có giá trị trong môi trường riêng tư.
6. Lên lịch họp nhóm hàng tuần
Để thúc đẩy giao tiếp tốt giữa các thành viên trong nhóm, hãy lên lịch các cuộc họp hàng tuần để nhân viên có thể nói lên suy nghĩ của mình. Người quản lý nhóm có thể gặp gỡ các thành viên trong nhóm để xem xét thành tích, thách thức và mối quan tâm của mỗi tuần. Họ cũng có thể đặt ra mục tiêu và nhiệm vụ cho tuần tiếp theo và thậm chí thảo luận về những ý tưởng mang tính tổng thể. Bạn cũng có thể thực hiện thêm một bước nữa bằng cách ghi lại các cuộc trò chuyện quan trọng và chia sẻ bản tóm tắt để làm rõ các điểm và giúp nhóm ghi nhớ các đề xuất cũng như điểm hành động.
7. Dành thời gian cho các hoạt động xây dựng nhóm
Các hoạt động xây dựng nhóm thường tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mọi người cảm thấy an toàn và xây dựng sự tự tin. Vì vậy, hãy sáng tạo - mang đến cho nhân viên cơ hội thoát khỏi các hoạt động thường ngày bằng cách thúc đẩy các tương tác thông như các kênh Slack không liên quan đến công việc hoặc các sự kiện ngoài văn phòng. Cho phép họ giao lưu và hợp tác thông qua các hoạt động như trò chơi phá băng (đây là một trò chơi giúp cho những người mới gặp bớt ngượng ngùng và làm quen với nhau thoải mái hơn), trò chơi giải đố, các buổi tập thể dục, bữa trưa nhóm và hẹn hò xem phim. Các thành viên trong nhóm sẽ thoải mái hơn, cải thiện giao tiếp và sự hợp tác nhóm, đồng thời thúc đẩy việc giữ chân nhân viên.
8. Thể hiện sự đánh giá cao
Các doanh nghiệp có nhân viên gắn bó và hạnh phúc tạo ra lợi nhuận nhiều hơn 23% so với những doanh nghiệp có nhân viên không hài lòng. Để tiến gần hơn đến mục tiêu đạt được của tổ chức, bạn cần ghi nhận thành tích của nhân viên và cho họ thấy sự quan tâm. Cảm ơn họ vì những ý tưởng tuyệt vời hoặc hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Và điều đó bao gồm việc chỉ ra chính xác điều gì khiến bạn hài lòng. Nó sẽ cho thấy bạn chân thành và họ cũng có thể lặp lại điều đó. Ví dụ, bạn có thể nói: “Bạn đã làm rất tốt khi nêu bật các bước phân khúc khách hàng trong bài thuyết trình của mình. Các ví dụ bạn đưa ra đã giúp nhóm hiểu quy trình này.”
9. Sử dụng Ứng dụng Giao tiếp Nhóm
Nếu thiếu giao tiếp nhóm hiệu quả, sẽ có những hiểu lầm xảy ra, đặc biệt là đối với nhiều tổ chức hiện nay hoạt động theo mô hình kết hợp hoặc từ xa. Nhưng với các nền tảng giao tiếp nhóm, cho dù là UCaaS hay CPaaS, nhân viên có thể trao đổi thông tin, cập nhật tình hình và cộng tác trong các dự án. Họ có thể tổ chức các cuộc họp để thực hiện nhiệm vụ, chia sẻ thông tin liên quan và thảo luận về các công việc sắp tới. Các ứng dụng giao tiếp thường bao gồm các công cụ quản lý dự án, công cụ hội nghị truyền hình và dịch vụ thoại qua giao thức internet.
10. Tổ chức các buổi đào tạo về giao tiếp
Hãy cân nhắc tổ chức các buổi đào tạo giao tiếp thường xuyên để cả trưởng nhóm và nhân viên có thể nắm được các kỹ năng giao tiếp cơ bản giúp cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc. Tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến thông qua Google Meet hoặc Zoom hoặc bất kỳ nền tảng giao tiếp nào khác. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ hội thảo trực tuyến để đào tạo để cả nhân viên cũ và mới luôn có thể truy cập chúng.
Kết luận
Giao tiếp tại nơi làm việc không nên chỉ dừng lại ở việc trao đổi thông tin. Nó cần bao gồm các bài tập giao tiếp có chủ đích giúp tăng cường sự tự tin, thúc đẩy sự gắn kết và cải thiện năng suất tổng thể của tổ chức. Vì vậy, hãy sử dụng những mẹo được cung cấp để giữ chân những nhân viên giỏi nhất và đạt được mục tiêu của bạn.
----------
Tác giả: Christiana Jolaoso, Kelly Main
Link bài gốc: 10 Tips For Effective Communication In The Workplace
Dịch giả: Nguyễn Thanh Loan - ToMo - Learn Something New