KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH - WHAT IS PLANNING?
Lập kế hoạch là một kỹ năng tối quan trọng dành cho cá nhân cũng như bất kỳ tổ chức nào nếu muốn phát triển lâu dài. Một kế hoạch chỉn chu, rõ ràng sẽ là tiền đề để bạn có thể ngày càng nâng cấp bản thân, sớm đạt được mục tiêu đã đặt ra. Vậy lập kế hoạch là gì và cần phải trải qua những bước nào? Cùng Langmaster khám phá phương pháp lập kế hoạch một cách hiệu quả và tối ưu trong bài viết sau nhé!
1. Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch chính là xây dựng chiến lược, đưa ra phương pháp để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra trong thời gian cụ thể. Lập kế hoạch là vẽ nên một sơ đồ giúp chúng ta sớm đi đến đích nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất. Có thể áp dụng kỹ năng lập kế hoạch trong đa dạng các lĩnh vực, từ quản lý thời gian học tập, sinh hoạt hàng ngày cho đến các dự án lớn trong kinh doanh, mô hình doanh nghiệp…
Đọc thêm: BẬT MÍ KHUNG GIỜ VÀNG ĐỂ HỌC TẬP ĐẠT HIỆU QUẢ TỐT NHẤT
2. Vì sao cần có kỹ năng lập kế hoạch?
2.1 Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng hoạch định chiến lược, vạch ra hướng đi cụ thể với phương pháp tối ưu thời gian và công sức để sớm hoàn thành mục tiêu. Việc trang bị kỹ năng này là điều bắt buộc nếu bạn muốn phát triển bản thân và tiến xa hơn trong tương lai. Một người biết lập kế hoạch sẽ có những khả năng sau đây:
- Xác định chính xác mục tiêu và đề ra thời gian hoàn thành cụ thể.
- Hình dung ra hướng đi, đưa ra phương pháp thực hiện hiệu quả nhất.
- Tìm kiếm nguồn lực (tài chính, nhân sự,...) phù hợp và đáp ứng đủ yêu cầu.
- Sắp xếp trình tự công việc, các bước thực hiện kế hoạch một cách khoa học.
2.2 Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch đối với doanh nghiệp
Lập kế hoạch là một phần công việc không thể thiếu khi vận hành bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào. Nắm vững kỹ năng lập kế hoạch sẽ mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội phát triển lớn mạnh khi rút ngắn khoảng cách đạt được các mục tiêu quan trọng, với các lợi ích cụ thể song hành lâu dài như:
Theo dõi ngân sách dễ dàng
Chi phí chính là một trong những mối bận tâm hàng đầu của các doanh nghiệp khi thực hiện bất cứ một dự án nào. Xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, với các phương án tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu suất và đúng hạn, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, phát triển lâu dài với các giá trị cốt lõi bền vững.
Đảm bảo quá trình thực hiện suôn sẻ, nhất quán
Một kế hoạch tốt với các công việc cụ thể nhằm hướng đến mục tiêu chung sẽ giúp ích rất lớn trong việc duy trì tiến trình thực hiện, đảm bảo tính nhất quán và xuyên suốt. Từ đó, dự án có thể được đẩy nhanh tiến độ và hoàn thành kịp thời hạn.
Đánh giá kết quả chính xác
Các kế hoạch được đề ra sẽ dựa vào mục tiêu thực hiện, ngân sách cũng như thời gian hoàn thành. Khi lập kế hoạch càng chi tiết, phân chia từng giai đoạn rõ ràng, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc… Nhờ đó có thể kịp thời có những điều chỉnh phù hợp để nhanh đạt được mục tiêu chung.
Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể
Một tổ chức lớn mạnh cần có sự chung tay, góp sức của nhiều cá nhân. Việc lập một kế hoạch với sự phân công rõ ràng, phù hợp với năng lực của từng người sẽ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm. Mỗi cá nhân sẽ ý thức được vai trò của bản thân, sẵn sàng cống hiến tài năng, chia sẻ ý tưởng… để thúc đẩy tiến độ công việc.
2.3 Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch đối với cá nhân
Đối với cá nhân, biết xây dựng một kế hoạch cụ thể cho công việc, học tập hàng ngày sẽ mang đến những lợi ích sau đây:
Nắm được thứ tự ưu tiên các công việc
Lập kế hoạch chính là “cứu tinh” dành cho những ai quá bận rộn, thường xuyên ôm đồm nhiều việc và không biết cách quản lý thời gian. Khi sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên và khoa học, bạn sẽ biết nên hoàn thành mục tiêu nào trước, đảm bảo không bỏ sót việc, hay chậm trễ deadline, chồng chéo các nhiệm vụ…
Hỗ trợ năng lực phát triển bản thân
Một kế hoạch chi tiết để đạt điểm cao trong bài kiểm tra, hoàn thành một hạng mục của dự án ABC bất kỳ… chính là những bước đi nhỏ để giúp bạn tiến xa hơn trên hành trình phát triển bản thân một cách toàn diện. Quá trình lập kế hoạch sẽ như một tấm gương soi để bạn nhìn nhận lại những ưu, khuyết điểm của bản thân.
Theo dõi tiến độ, tạo động lực cho bản thân
Khi có một bản kế hoạch hợp lý để bám sát, bạn sẽ dễ dàng biết được bản thân đang ở giai đoạn nào, còn cách mục tiêu bao xa, thời gian còn lại là bao nhiêu… Nhờ đó, bạn có thể theo dõi được bản thân đã tiến bộ như thế nào và có thêm động lực để tiếp tục hoàn thành những phần còn lại của chặng đường “về đích”.
Xem thêm:
=> MÁCH BẠN 8 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH SIÊU HIỆU QUẢ!
=> 3 BƯỚC LẬP MẪU KẾ HOẠCH HỌC TẬP BẰNG TIẾNG ANH
Giảm thiểu rủi ro phát sinh
Việc trang bị kỹ năng lập kế hoạch sẽ rất hữu ích để bạn vượt qua cái bẫy “trì hoãn”, cũng như lường trước được những vấn đề có nguy cơ phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, bạn cũng có thể đề ra các giải pháp dự phòng cần thiết để xoay xở bất kỳ lúc nào xuất hiện rắc rối hay khó khăn mà không phải lo lắng, hoang mang. Kế hoạch vẫn được tiếp tục và mục tiêu cần đạt được sẽ trở nên gần hơn.
3. Các bước lập kế hoạch chi tiết, hiệu quả
Lập kế hoạch hiệu quả cần đảm bảo trải qua 8 bước sau đây:
3.1 Xác định lập kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm
Với các kế hoạch ngắn hạn, bạn có thể lên kế hoạch theo ngày hoặc tuần với các mốc thời gian cụ thể kèm theo. Khi có những mục tiêu dài hạn, bạn hãy lập ra các bảng kế hoạch tổng quát theo tháng hoặc năm, phân nhỏ bằng các bảng kế hoạch theo ngày hoặc tuần, chia ra các giai đoạn nhỏ để dễ theo dõi và quản lý hơn.
3.2 Nắm rõ mục tiêu
Một mục tiêu cụ thể sẽ đóng vai trò như một “kim chỉ nam” giúp chúng ta đi đúng hướng và biết rõ bản thân đang thực hiện vì điều gì. Để hình dung mục tiêu một cách rõ ràng hơn, bạn có thể thử tham khảo mô hình SMART sau đây:
S – Specific: Tính cụ thể: Xác định chính xác mục tiêu cần đạt được là gì.
M – Measurable: Đo lường được: Thông thường dễ thấy nhất là dựa vào các số liệu cụ thể để đánh giá mức độ hiệu quả, tiến độ công việc.
A – Attainable: Tính khả thi: Có ảnh hưởng trực tiếp đến động lực cố gắng cũng như tạo cơ hội thử thách, nâng cao bản thân.
R – Relevant: Tính liên quan: Hãy cân nhắc xem mục tiêu đề ra có gắn với định hướng phát triển của bản thân hay không.
T – Time-bound: Thiết lập thời gian: Đặt ra giới hạn thời gian để hoàn thành mục tiêu, tránh tình trạng trì hoãn.
Dựa trên mô hình này, bạn có thể lên kế hoạch hướng đến cái đích cuối cùng mà không có bất kỳ sự mơ hồ, khó hiểu nào. Một mẹo để giữ sự tập trung vào mục tiêu đã đặt ra chính là liên tục nhắc nhở bản thân bằng cách viết nó ra giấy, sau đó dán ở những vị trí dễ nhìn thấy như bàn học, bàn làm việc…
3.3 Lên danh sách công việc
Bước tiếp theo là xác định nội dung công việc cần làm để chi tiết hóa bảng kế hoạch của bạn. Nếu cảm thấy khó hình dung danh sách các đầu việc cần hoàn thành, bạn hãy thử chia mục tiêu chính thành các mục tiêu nhỏ hơn, tìm cách thức giải quyết và ghi ra các bước thực hiện, kèm theo thời gian cụ thể.
3.4 Sắp xếp công việc khoa học
Với list các công việc đã liệt kê, tiếp theo bạn cần dành thời gian để sắp xếp lại những gì cần làm một cách khoa học, theo thứ tự ưu tiên và dựa vào 4 cấp độ sau:
- Công việc khẩn cấp, quan trọng.
- Công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.
- Công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Nhờ xác định tính chất, mức độ quan trọng của mỗi công việc, chúng ta sẽ dễ dàng phân chia thời gian và công sức một cách hợp lý để không bị quá tải hay giảm sút hiệu quả trong quá trình thực hiện kế hoạch.
3.5 Phân bổ nguồn lực
Sau khi đã sắp xếp và phân loại các phần việc, bước kế tiếp là xem xét và phân chia nguồn lực hiện có.
- Đối với cá nhân, bạn có thể đặt câu hỏi như: Nguồn lực tài chính hiện tại là bao nhiêu? Thời gian cho phép đến đâu? Có yếu tố hỗ trợ nào khác không?...
- Đối với doanh nghiệp, chúng ta cần cân nhắc đến số lượng nhân sự, tìm kiếm những người có đủ năng lực, kinh nghiệm… phân bổ vị trí phù hợp, tính toán các khoản chi phí cần có, tìm kiếm nguồn lực hỗ trợ khác…
3.6 Tập trung thực hiện kế hoạch
Với tất cả các bước đã chuẩn bị ở trên, bạn sẽ chuyển sang giai đoạn tập trung để hoàn thiện mục tiêu trong bảng kế hoạch. Trong quá trình triển khai công việc, hãy cố gắng duy trì tiến độ và thường xuyên kiểm tra mức độ hoàn thành nhiệm vụ để đảm bảo bản thân vẫn đang đi đúng hướng.
Đối với kế hoạch cá nhân trong học tập, chạy deadline công việc… bạn có thể thử tham khảo cách duy trì sự tập trung bằng phương pháp Pomodoro:
- Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện.
- Đặt đồng hồ trong 25 phút, dành sự tập trung 100% để thực hiện công việc.
- Sau khi hết 25 phút, hãy nghỉ giải lao trong 5 phút.
- Lặp lại chu trình này khoảng 4 lần. Sau đó cho phép bản thân nghỉ ngơi trong 15-30 phút trước khi lặp lại quá trình trên.
3.7 Linh hoạt ứng biến khi tiến hành kế hoạch
Mỗi một kế hoạch dù có sự tính toán trước vẫn không thể đảm bảo quá trình thực hiện sẽ suôn sẻ 100%. Khi bất ngờ xuất hiện những vấn đề, rắc rối, bạn cần phải có khả năng xử lý linh hoạt, kịp thời điều chỉnh để không gây ảnh hưởng đến toàn cục.
Để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn có thể tham khảo nguyên tắc IDEAL sau:
Identify – Nhận thức vấn đề: Định hình vấn đề bạn đang gặp phải.
Define – Xác định nguyên nhân: Tìm ra cốt lõi phát sinh vấn đề.
Explore – Tìm kiếm giải pháp khả thi: Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng, hãy chọn ra giải pháp khả thi và tối ưu nhất.
Action – Xây dựng kế hoạch và thực hiện: Dựa vào kế hoạch đã chọn và bắt tay vào giải quyết khó khăn.
Look and Learn – Xem xét và học hỏi: Sau khi đã giải quyết xong, hãy nhìn lại toàn bộ quá trình để theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm.
3.8 Kiểm tra, đánh giá tiến độ công việc
Bước cuối cùng là tiến hành kiểm tra, rà soát và đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch. Đảm bảo rằng bạn sẽ có một mục riêng (có thể phân chia theo từng ngày, từng tuần) để có thể theo dõi, giám sát xuyên suốt quá trình một cách dễ dàng.
Nếu thường xuyên xem xét và nhìn nhận lại những gì đã xảy ra trong kế hoạch hoàn thành mục tiêu, chúng ta sẽ ngày một hoàn thiện hơn nhờ các đánh giá khách quan, trải nghiệm thực tế, sẵn sàng điều chỉnh và sửa chữa sai sót…
4. Một số phương pháp lập kế hoạch phổ biến
Nhằm giúp quá trình lập kế hoạch trở nên đơn giản hơn, bạn có thể xem qua một số phương pháp xây dựng kế hoạch được giới thiệu chi tiết dưới đây:
4.1 Mô hình 5W 1H 2C 5M
Phương pháp 5W 1H 2C 5M được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều vì có tính hiệu quả cao, phù hợp để lập kế hoạch cho các dự án. Với mô hình này, bạn sẽ cần trả lời những câu hỏi sau đây:
5W chính là:
- Why (Mục tiêu): Vì sao bạn lập kế hoạch này?
- What (Danh sách việc): Các công việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu là gì? Hãy liệt kê các đầu việc để bản kế hoạch càng chi tiết càng tốt.
- Where (Địa điểm thực hiện): Địa điểm thực hiện kế hoạch là ở đâu?
- When (Thời gian thực hiện): Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc là khi nào? Trong bao lâu?
- Who (Người chịu trách nhiệm): Các phần việc được phân chia cho những ai?
1H: How (Cách thức thực hiện): Các bước tiến hành, giải pháp hỗ trợ…
2C bao gồm:
- Control (Kiểm soát quá trình): Nội dung và cách thức kiểm soát như thế nào? Đánh giá kết quả công việc dựa trên tiêu chuẩn gì?
- Check (Phương pháp kiểm tra): Quá trình kiểm tra diễn ra bao lâu một lần? Cần thực hiện kiểm tra những phần nào…
5M gồm có:
- Man (Nhân lực): Nhân sự có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,... để hoàn thành nhiệm vụ được giao hay không.
- Money (Ngân sách): Tổng chi phí bao nhiêu? Kỳ hạn giải ngân là khi nào?
- Material (Hệ thống cung ứng): Để trở thành nhà cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự cần tiêu chuẩn nào?
- Machine (Máy móc): Các thiết bị kỹ thuật hiện tại nào phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch?
- Method (Phương pháp): Làm thế nào để tối ưu cách vận hành nhân sự?
4.2 Phương pháp sơ đồ mạng PERT
Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là biểu đồ ứng dụng trong việc lập kế hoạch, kiểm soát các nhiệm vụ trong một dự án (với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn hoạt động).
Sơ đồ mạng PERT cần có 4 yếu tố then chốt: sự kiện, công việc, đường găng và thời gian dự trữ. Thường được biểu diễn dưới dạng một biểu đồ lược đồ, trong đó các công việc tượng trưng bằng các hình oval hoặc hình chữ nhật, và giữa các liên kết đại diện bằng các mũi tên. Thời gian hoàn thành của từng công việc được xác định dựa trên ước tính của những chuyên gia hoặc thông qua kinh nghiệm thực tế.
Ưu điểm của Sơ đồ PERT:
- Biểu đồ này cho phép doanh nghiệp dễ dàng phân bổ nguồn lực phù hợp cho dự án, đảm bảo thực hiện kế hoạch đúng theo tiến độ.
- Sơ đồ PERT cho phép đặt ra một chuỗi các công việc và liên kết với nhau dựa trên các phụ thuộc thời gian. Từ đó có thể xác định thời gian tối thiểu cần thiết để kết thúc một dự án, đồng thời giúp quản lý tiến độ của dự án thông qua việc so sánh thực tế với kế hoạch ban đầu.
- Sơ đồ PERT còn hỗ trợ quá trình quản lý dự án, đảm bảo đạt được tiến độ trong thời gian cần thiết bằng việc đưa ra một lịch trình thực hiện rõ ràng, và giúp định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên trong một dự án.
4.3 Biểu đồ Gantt
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ các hoạt động trong dự án. Bao gồm một biểu đồ dạng thanh hiển thị hoạt động và thời gian cần thiết để hoàn thành, đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết để từ đó đảm bảo đúng tiến độ của dự án cũng như chất lượng mong muốn.
Trong sơ đồ này, từng công việc sẽ được đại diện bằng một thanh trượt dài, với thời gian bắt đầu và kết thúc công việc được xác định rõ ràng. Các nhiệm vụ yêu cầu thời gian thực hiện ngắn sẽ đặt phía trên, còn với những công việc đòi hỏi nhiều thời gian để hoàn thành hơn sẽ được đặt phía dưới.
Ưu điểm của Sơ đồ Gantt:
- Sơ đồ Gantt giúp xác định thứ tự các công việc, đảm bảo hoàn thành xong một công việc trước khi bắt đầu một công việc khác. Điều này giúp dự án đi đúng tiến độ cũng như giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công việc.
- Sơ đồ còn cho phép chúng ta quản lý thời gian các công việc, dự đoán thời gian hoàn thành và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Hỗ trợ quản lý tiến độ của dự án khi so sánh thực tế với kế hoạch ban đầu.
4.4 Phương pháp phân tích SWOT
Mô hình ma trận SWOT được sử dụng trong phân tích chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp, thường là doanh nghiệp Startup. SWOT là viết tắt của 5 thành tố sau đây: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức).
Ưu điểm của phương pháp SWOT:
- Phân tích SWOT vẽ ra trước doanh nghiệp bức tranh toàn cảnh về thế mạnh, điểm yếu hiện tại cũng như các cơ hội và thách thức trong tương lai.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn, nhằm duy trì những khía cạnh mà họ đang làm tốt.
- Đồng thời giúp doanh nghiệp lập kế hoạch điều chỉnh, ngăn cản các vấn đề phát sinh, ảnh hưởng xấu trong tương lai.
4.5 Phương pháp Kaizen
Kaizen là một phương pháp cải tiến liên tục trong lập kế hoạch, nhằm cải thiện chất lượng, năng suất và hiệu suất của một tổ chức nhờ tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình và hoạt động. Phương pháp Kaizen có thể được áp dụng khi xác định các vấn đề hoặc hạn chế trong kế hoạch hiện tại. Sau đó, các thành viên trong tổ chức sẽ cùng tham gia vào quá trình phát triển và cải thiện kế hoạch theo hướng liên tục.
Ưu điểm của phương pháp Kaizen:
- Tập trung vào sự đóng góp của mọi thành viên trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu cải tiến liên tục. Thông qua yêu cầu về sự cam kết và tính chủ động trong việc tìm kiếm các cải tiến, tối ưu hóa các quy trình và hoạt động để từ đó giúp nâng cao chất lượng và cải thiện hiệu suất của tổ chức.
- Với sự liên tục cập nhật và đánh giá quy trình và hoạt động trong kế hoạch. các thành viên có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở thực tế và kinh nghiệm, đảm bảo kế hoạch bám sát mục tiêu và đi đúng hướng.
4.6 Phương pháp Agile
Agile là một phương pháp ứng dụng linh hoạt trong lập kế hoạch, giúp các nhà phát triển thích nghi với các điều kiện mới, những sự thay đổi và cập nhật kế hoạch khi cần thiết một cách linh động và kịp thời.
Phương pháp Agile thường áp dụng những phương thức như Sprint, Standup Meeting, Backlog, Retrospective,... nhằm tạo ra các mục tiêu xác định và cải thiện chất lượng sản phẩm.
- Sprint là một khối thời gian được định nghĩa cụ thể để phát triển sản phẩm.
- Standup Meeting là một cuộc họp ngắn gọn hàng ngày với mục đích cập nhật tiến độ và tìm ra giải pháp cho các vấn đề gặp phải.
- Backlog là danh sách các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
- Retrospective là cuộc họp đánh giá kết quả sau mỗi Sprint.
Phương pháp Agile tập trung vào việc phát triển các sản phẩm một cách thường xuyên và liên tục, chia nhỏ công việc thành các Sprint giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
5. Các lưu ý khi lập mẫu kế hoạch cá nhân
Có một vài lưu ý khi xác định tạo mẫu lập kế hoạch cá nhân:
- Kế hoạch không nên quá dài hạn lên đến 5 năm: Kế hoạch cá nhân nên đặt mục tiêu trong 1-2 năm để dễ theo dõi và chỉnh sửa. Nếu bạn đặt mốc thời gian quá xa thì dễ xuất hiện các vấn đề lớn khó kiểm soát.
- Chia nhỏ mục tiêu, thực hiện theo từng giai đoạn: Để đảm bảo không bỏ sót công việc và cam kết về chất lượng, bạn không nên ôm đồm quá nhiều mục tiêu cùng lúc mà nên chia ra và hoàn thành theo thứ tự.
- Nghiêm túc tuân theo kế hoạch đã đặt ra: Rèn luyện tính kỷ luật khi thực hiện các công việc trong kế hoạch sẽ giúp bạn sớm đạt được mục tiêu đặt ra.
- Không đặt mục tiêu vượt xa khả năng hoàn thành: Bạn nên xem xét năng lực và cân nhắc quỹ thời gian để đưa ra mục tiêu phù hợp, không quá xa vời. Nếu không sẽ rất dễ nản chí, mất động lực vì kết quả lại không đi đến đâu.
- Cần xem xét các phương án dự phòng cần thiết: Việc bố trí các giải pháp dự phòng giống như “phao cứu sinh” giúp bạn “chữa cháy”, vượt qua thời điểm khó khăn để tiến đến đích thành công.