7 Cách Nâng Cao Kỹ Năng Giao Tiếp
[ToMo] 7 Cách Nâng Cao Kỹ Năng Giao Tiếp Của Bạn Trong Năm 2024
Dù bạn có mục tiêu gì trong năm nay, hãy đảm bảo rằng việc giao tiếp sẽ không cản bước bạn. Hãy làm theo 7 bước đơn giản sau!
Trong năm 2024, làm tốt công việc của bạn thôi là chưa đủ. Bạn cũng cần giao tiếp hiệu quả để tạo ra ảnh hưởng. Cho dù đó là:
- Giải thích các chủ đề phức tạp cho đồng nghiệp
- Đạt được ủng hộ cho các thay đổi
- Trình bày ý tưởng của bạn tại cuộc họp hoặc hội nghị
- Nói một cách tự nhiên
…danh sách còn dài! Dù bạn đặt mục tiêu nghề nghiệp gì cho năm nay, hãy đảm bảo bạn có kỹ năng để thực hiện chúng. Dưới đây là 7 cách đơn giản để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn cho năm 2024:
- Lắng nghe trước khi nói
- Sống trong hiện tại
- Nói điều bạn muốn nói
- Xác định đối tượng người nghe của bạn
- Liên lạc qua điện thoại
- Tìm hiểu xem người khác muốn gì
- Chọn phong cách lãnh đạo của bạn
1. Lắng Nghe Trước Khi Nói
Khi bạn cần trình bày ý tưởng tại nơi làm việc, bạn rất dễ nói quá nhiều. Bạn muốn chia sẻ kiến thức của mình, hoặc bạn cố gắng lấp đầy khoảng im lặng. Bất kể cách nào, bạn sẽ bỏ lỡ những gì người khác muốn nói. Và những cơ hội mà đến từ việc hiểu nhu cầu của họ.
Người ít nói trong cuộc họp thường gặp vấn đề tương tự. Mặc dù bạn không nói quá nhiều, bạn vẫn tập trung vào bản thân mình. Ví dụ, bạn có thể lo lắng về việc khi nào mình sẽ được gọi. Điều này gây trở ngại cho việc lắng nghe.
Giải pháp là chừa ra một khoảng lặng. Công việc đầu tiên của bạn là lắng nghe người khác (hãy thử kỹ thuật lắng nghe tích cực). Điều này sẽ:
- Giữ bạn bình tĩnh
- Giúp bạn liên kết ý tưởng của mình với ý kiến của người khác
Bạn có thể điều chỉnh thông điệp của mình cho đối tượng người nghe. Và một khi bạn biết họ đang nghĩ gì, bạn sẽ dễ dàng biến ý tưởng của bạn trở nên phù hợp hơn với họ.
2. Sống Trong Hiện Tại
Trong công việc, giao tiếp có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng vì bạn không thể kiểm soát kết quả. Sự thành công phụ thuộc vào người khác. Ví dụ:
- Họ có hiểu thông điệp của bạn không
- Điều gì quan trọng đối với họ
- Họ nhìn nhận thế giới như thế nào
- Điều gì đang xảy ra với họ vào lúc này
Lo lắng khiến chúng ta chìm đắm trong quá khứ hoặc lo lắng về tương lai. Vì vậy, chúng ta bỏ lỡ những gì đang diễn ra ở hiện tại. Giao tiếp chỉ xảy ra ở hiện tại, giữa hai hoặc nhiều người.
Có thể bạn có một kế hoạch hoặc mục tiêu. Hãy sẵn sàng từ bỏ mục tiêu đó và vứt đi bản kế hoạch của bạn. Điều quan trọng hơn hết là phản hồi với những con người thực sự đang ở trước mặt bạn. Hãy thích nghi và đi theo dòng chảy!
3. Nói Những Gì Bạn Muốn Nói
Bạn thường xuyên sử dụng từ “nhưng” trong công việc như thế nào? Đó là một từ mạnh mẽ.
Khi chúng ta nói “nhưng” trong một câu, đây là điều chúng ta thực sự muốn nói. Mọi thứ trước từ đó là đều sai!
Hãy tưởng tượng tôi nói với bạn rằng:
“Tôi thích báo cáo của bạn, nhưng tôi nghĩ nó cần phải bala bala…”
Từ “nhưng” đó hủy bỏ sự yêu thích của tôi đối với báo cáo của bạn. Sự thật là tôi không thích báo cáo của bạn. Tôi giả vờ thích nó, để nghe có vẻ tử tế hơn. Chúng ta được dạy rằng điều này là lịch sự, nhưng nó không thể hiện sự tôn trọng. Bởi vì tôi đang nói ngược lại với những gì tôi muốn nói.
Trong công việc, bạn có thường nói:
- Ý tưởng tốt, nhưng…
- Tôi đồng ý với bạn, nhưng…
- Đúng, nhưng…
Nếu bạn làm điều này nhiều, hãy xem xét liệu bạn có đang nói những gì bạn muốn nói không. Hoặc ngược lại.
Phiên bản cổ điển của điều này là, “đúng, nhưng…,” rất phổ biến tại nơi làm việc. Việc nói “đúng” là mạo hiểm, và nói “không” được coi là thô lỗ. Vì vậy, chúng ta chọn lựa sự an toàn, giả vờ nói “đúng” trong khi thực sự muốn nói “không”.
Bạn không thể nói “đúng” với mọi thứ. Thay vì “đúng, nhưng,” hãy nói “không” một cách dẫn đến “đúng” trong tương lai. Giống như là nói, “không, vì…”. Hãy đồng tình mục tiêu của người đó và mở ra một cuộc trò chuyện về cách mà các bạn có thể làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu đó. Ví dụ:
“Tôi thích hướng đi của bạn với điều này, và tôi muốn tham gia vào. Hiện tại tôi không chắc rằng tôi có thể làm những gì bạn đang yêu cầu. Chúng ta có thể ngồi xuống và thảo luận về những cách khác chúng ta có thể làm để đạt được mục tiêu của bạn không?”
Bằng cách này, bạn có thể nói những gì bạn muốn nói. Mà không phải hứa những điều mà bạn không thể giữ được.
4. Xác định đối tượng người nghe của bạn
Hầu hết mọi người bắt đầu giao tiếp bằng cách tập trung vào:
- Những gì họ muốn đạt được, hoặc
- Ý tưởng họ muốn chia sẻ
Đây là nơi sai lầm để bắt đầu! Đầu tiên, bạn cần xác định đối tượng người nghe của mình. Họ là ai? Họ muốn hoặc cần gì? Làm thế nào để những điều bạn biết tác động đến thành công của họ? Một khi bạn làm được việc này, bạn có thể tạo ra một thông điệp đáp ứng được nhu cầu của họ. Điều này có nghĩa là những gì bạn chia sẻ phù hợp và thú vị.
5. Liên Lạc Qua Điện Thoại
Có một xu hướng đang phát triển trong nơi làm việc ngày nay là giao tiếp dựa trên văn bản. Tôi đang nói về email, ứng dụng chat như Slack, hoặc tin nhắn văn bản.
Những công cụ này phù hợp với các hoạt động như:
- Chia sẻ thông tin cơ bản
- Ghi chú các quyết định
- Thúc đẩy mọi người tăng tốc
- Hoạt động kinh doanh thông thường/ vận hành hàng ngày
- Vấn đề kỹ thuật
Vấn đề là chúng rất tệ cho việc giao tiếp thực sự. Như:
- Thảo luận
- Khám phá và sáng tạo
- Cân nhắc hoặc xác định ưu tiên
- Những góc nhìn khác nhau
Loại giao tiếp này cần cuộc gọi trực tiếp hoặc cuộc họp trực tiếp. Như vậy, bạn có thể kiểm tra việc hiểu rõ thông tin.
Khi bạn giao tiếp qua văn bản, không có thời gian hoặc không gian để đáp lại. Bạn mất đi các sắc thái. Đó là lý do tại sao rất nhiều người cuối cùng lại rơi vào các cuộc tranh cãi hoặc hiểu lầm qua email.
Lựa chọn tốt nhất, nếu bạn có thể làm được, là cuộc họp trực tiếp. Một phòng, một bảng trắng và một vài giờ có thể làm nên điều kỳ diệu. Nếu không thể thực hiện điều đó, cuộc gọi video cũng rất tốt. Bạn có thể nhìn thấy biểu cảm của mọi người. Nhận được những phản ứng của họ. Và đảm bảo mọi người hiểu nhau. Khi video không phải là một lựa chọn, âm thanh cũng tốt hơn email. Bởi vì nó cho phép bạn kiểm tra việc hiểu rõ thông tin.
6. Tìm Hiểu Xem Người Khác Muốn Gì
Khi bạn muốn thực hiện một điều gì đó trong công việc, bạn tập trung vào ý tưởng của mình là điều bình thường. Bạn có thể nói với mọi người:
- Về kế hoạch của bạn
- Tại sao nó có ý nghĩa
- Lợi ích
- Các bước tiếp theo
Nhưng việc nói về những điều này không phải là cách tốt nhất để thực hiện kế hoạch của bạn. Trừ khi bạn là người duy nhất tham gia. Bởi vì nó bỏ qua một bước. Bạn cần phải tìm hiểu những gì người khác muốn trước tiên.
Nói chuyện với tất cả những người tham gia hoặc bị ảnh hưởng bởi kế hoạch của bạn. Họ nghĩ gì về chủ đề này? Điều quan trọng nhất đối với họ là gì? Mong muốn hoặc lo ngại của họ là gì?
Khi bạn hiểu tất cả những người xung quanh dự án của bạn muốn, bạn sẽ ở trong một vị thế mạnh mẽ hơn. Bây giờ bạn có thể điều chỉnh giao tiếp của mình cho mỗi đối tượng. Ví dụ, bạn có thể:
- Bán kế hoạch của bạn bằng cách giải thích một lợi ích cho một bộ phận
- Giải quyết mối lo ngại bằng cách cho thấy cách bạn có thể giảm thiểu nó
Đôi khi bạn thậm chí có thể thay đổi kế hoạch của mình, khi bạn nghe ý kiến của những người khác về nó!
7. Chọn Phong Cách Lãnh Đạo Của Bạn
Ngay cả khi từ "quản lý" không có trong chức danh công việc của bạn, bạn cũng cần có kỹ năng lãnh đạo cho một phần của công việc của bạn. Ví dụ, khi bạn:
- Chia sẻ tiến trình trong cuộc họp nhóm
- Trình bày các kết quả cho các bên liên quan
- Hướng dẫn các đồng nghiệp mới
Khi bạn ở trong những tình huống này, bạn sử dụng phong cách lãnh đạo nào? Có bốn loại. Dưới đây là một phiên bản tóm tắt.
Phong cách lãnh đạo của bạn được tạo thành từ hai biến số:
- Vị thế cao hoặc thấp
- Phòng thủ hoặc hào phóng
Vị thế là về cách bạn cư xử so với những người khác trong phòng. Các hành vi vị thế cao bao gồm:
- Làm cho bản thân mình to lớn
- Sử dụng không gian
- Giữ yên đầu của bạn
- Nói chậm
- Giao tiếp bằng mắt mạnh mẽ
Những hành vi vị thế thấp bao gồm:
- Sự dụng không gian ít nhất có thể
- Di chuyển và nói nhanh
- Nói “um” nhiều hoặc xin lỗi
- Giao tiếp bằng mắt rất ngắn, sau đó nhìn xuống sàn
Khi bạn ở trong một bối cảnh lãnh đạo, bạn chọn nhóm hành vi nào?
Trục kia là phòng thủ với hào phóng. Câu hỏi cần đặt ra ở đây là:
- Bạn có chấp nhận ý kiến của người khác và bổ sung chúng không? (hào phóng)
- Hay bạn nói, “đúng, nhưng…” để giữ kiểm soát? (phòng thủ)
Điều này dẫn chúng ta đến bốn phần tư trong biểu đồ trên:
- Phòng thủ vị thế thấp (“người làm việc cứng nhắc” ở Anh) — những người hành xử theo cách này cuối cùng không trở thành lãnh đạo.
- Hào phóng vị thế thấp — người hài hước. Hiếm nhưng họ tồn tại.
- Phòng thủ vị thế cao — những người đáng sợ nhưng không được yêu thích.
- Hào phóng vị thế cao — nâng người khác lên mà không đánh mất vị thế.
Phong cách lãnh đạo được mọi người yêu thích nhất là hào phóng vị thế cao. Những người lãnh đạo này dễ làm việc và thường đưa ra các quyết định tốt hơn. Vì họ biết cách lắng nghe và họ không ngại để buông bỏ sự kiểm soát.
Tuy nhiên, phổ biến hơn là phòng thủ vị thế cao. Những người lãnh đạo này đòi hỏi sự tôn trọng. Nhưng họ không thể để ý kiến của người khác chiến thắng. Điều này có nghĩa là họ không được yêu thích. Họ thường ít linh hoạt hơn và khó làm việc hơn.
Hãy tự hỏi bản thân bạn phong cách nào bạn thường sử dụng. Bạn có muốn thay đổi không?
----------
Tác giả: Jonathan Kahn
Link bài gốc: 7 Ways to Boost Your Communication Skills in 2024
Dịch giả: Ngô Phương - ToMo - Learn Something New
(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ,