[ToMo] 6 Cách Quan Trọng Giúp Làm Việc Nhóm Hiệu Quả Nơi Công Sở

Sau khi chúng ta quay lại môi trường công sở hậu đại dịch, nhiều người có lẽ cảm thấy có chút khác lạ, phải thích nghi lại với những thói quen cũ và kết nối lại với đồng nghiệp của mình. Những cách hữu hiệu sau đây sẽ giúp các bạn nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và hiệu suất làm việc tại công sở, giúp cấp trên và nhân viên có thể trao đổi thông tin tốt hơn nhằm giúp quá trình chuyển đổi sang trạng thái bình thường mới được diễn ra thuận lợi. Sau một quãng thời gian dài bị gián đoạn bởi đại dịch, mọi người đã dần bắt đầu quay trở lại với cuộc sống, thói quen sinh hoạt bình thường và không thể không nhắc đến việc quay trở lại nơi làm việc. Hơn một phần ba dân số có việc làm ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương cho biết họ đã làm việc từ xa ít nhất một lần/tuần trong suốt thời kì đỉnh dịch Covid-19 và hầu như mọi người đều thích sự sắp đặt công việc một cách linh hoạt như vậy. Mặc dù việc quay trở lại văn phòng làm việc có lẽ không phải là điều lý tưởng đối với nhiều người, nhưng đây lại là điều kiện quan trọng để người sử dụng lao động đưa ra những phúc lợi và chế độ khuyến khích người lao động có thể dễ dàng quay trở lại nơi làm việc hơn. Một trong những phương pháp lâu dài là thúc đẩy các sáng kiến xây dựng đội nhóm nhằm tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và cởi mở, song song với đó là củng cố văn hóa nơi làm việc. Vậy thì làm việc nhóm hiệu quả là gì? Không thể phủ nhận rằng làm việc nhóm hiệu quả là chìa khóa thành công của một tổ chức. Làm việc nhóm hiệu quả không chỉ đơn thuần thể hiện mức độ phối hợp và sự thúc đẩy gắn kết tại nơi làm việc mà nó còn thể hiện mức độ hiệu quả của một nhóm, cho phép nhân viên thể hiện bản thân một cách tốt nhất trong sự gắn kết với tập thể đồng nghiệp. Bước đầu tiên trong việc xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả là phải hiểu được một điều rằng mỗi cá nhân sẽ mang trong mình những kỹ năng và phẩm chất khác nhau khi làm việc. Khi đưa ra các hoạt động đội nhóm, việc để các hoạt động phù hợp với cá tính của họ là rất quan trọng, và với tư cách là một là người lãnh đạo thì bạn nên biết chấp nhận sự khác biệt của mỗi người. Ngược lại, các nhân viên của bạn sẽ cảm thấy được tôn trọng và sẽ đền đáp lại sự quan tâm đó của bạn. Hãy cùng tiếp tục với 6 cách cần thiết giúp bạn duy trì các chiến lược xây dựng đội nhóm của mình. 6 cách giúp làm việc nhóm hiệu quả 1.     Minh bạch Minh bạch là chìa khóa để xây dựng bất kỳ một đội nhóm nào, đặc biệt là ở nơi làm việc, đảm bảo rằng cả nhân viên và cấp trên đều hiểu rõ trách nhiệm riêng của mỗi người. Sự minh bạch sẽ giúp mỗi người có thể đưa ra những ý tưởng toàn diện, tiếp cận được các nguồn tài nguyên và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Mặc dù việc duy trì sự minh bạch với nhân viên là cần thiết để thúc đẩy sự gắn kết, phối hợp và hiệu suất nhưng việc có thể tạo điều kiện để duy trì sự minh bạch trong đội nhóm cũng rất quan trọng. Các thành viên trong nhóm cần xây dựng các mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng để có thể hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của nhau, hãy luôn luôn nhớ rằng một đội nhóm nơi các thành viên mang trong mình sự chân thành thì sẽ là một đội nhóm hoàn hảo. Một cách tuyệt vời để kết hợp tính minh bạch là bắt đầu bằng việc tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên để phân công trách nhiệm và mục tiêu chung, từ đó mọi người có thể thống nhất và cùng nhau hướng tới mục tiêu đã đề ra. 2.     Đặt những mục tiêu T.H.Ô.N.G.M.I.N.H Đặt ra mục tiêu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của các doanh nghiệp, bất kể là công ty nhỏ lẻ hay tập đoàn đa quốc gia. Đặt ra những mục tiêu T.H.Ô.N.G.M.I.N.H có thể tập hợp lực lượng nhân viên cùng nhau cố gắng đạt được mục tiêu và theo đó, các nhân viên làm việc gắn bó với nhau hơn, đồng thời hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn. Người lãnh đạo có thể thực hiện kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu suất nhóm và cá nhân để đảm bảo các nhân viên luôn hiểu rõ và làm việc hướng đến các mục tiêu đã đề ra. Việc đưa ra các hướng dẫn đánh giá chi tiết cho tất cả nhân viên là rất quan trọng để có một tầm nhìn rõ ràng về thành tích của họ từ trước đến nay và những gì họ muốn đạt được trong khi đảm nhận vai trò hiện tại, đi kèm theo đó là những phản hồi đóng góp ý kiến từ phía nhân viên về những điều có thể được cải thiện. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và được trao quyền tự chủ để đặt ra mục tiêu và động lực cho chính tương lai của họ trong doanh nghiệp. Ngoài ra, những nhà lãnh đạo có thể nâng cao tiêu chuẩn dần dần để duy trì mức độ khó của mục tiêu nhằm giữ vững động lực cho các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn. 3.     Sự công nhận Thể hiện sự công nhận và tuyên dương các thành tích và dấu mốc quan trọng dù lớn hay nhỏ mà nhân viên đạt được đóng một vai trò trọng yếu trong việc xây dựng sự gắn kết nơi làm việc. Điều này không chỉ giúp đội nhóm gắn bó với nhau hơn mà còn giúp mỗi thành viên cảm thấy được công nhận, được thấy rõ vai trò của họ trong doanh nghiệp và củng cố sức mạnh để đạt được mục tiêu. Người lãnh đạo nên có trách nhiệm khen ngợi sự nỗ lực và sự tuân thủ của nhân viên đối với tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức và theo đó, họ đã tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực thông qua sự công nhận của nhân viên và tính nhân văn nơi làm việc. Hãy nhớ rằng, hầu hết nhân viên đều coi trọng sự đánh giá thực tế hơn là những phần thưởng bằng hiện kim. 4.     Giao tiếp thông qua một kênh chung Điều cực kỳ quan trọng là phải có một kênh chung thống nhất cho hầu hết hay thậm chí là tất cả các hoạt động giao tiếp nội bộ mang tính chính thức để đảm bảo làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả trong mỗi bộ phận của doanh nghiệp. Nhiều người khi làm việc từ xa có thể đã sử dụng nhiều kênh liên lạc khác nhau để giao tiếp, trao đổi thông tin mỗi ngày, nhưng việc có quá nhiều thông tin xáo trộn có thể dẫn đến hậu quả là khiến nhân viên bối rối về trách nhiệm của họ và nhiều vấn đề khác. Việc đội nhóm phải luôn nắm bắt được vai trò, trách nhiệm của họ là vô cùng quan trọng để duy trì một môi trường làm việc tích cực và luôn giữ tinh thần đội nhóm cao. Hơn nữa, người lãnh đạo cũng nên động viên nhân viên để thể hiện sự trân trọng dành cho vai trò của họ đối với doanh nghiệp và đây cũng là điều giúp hiệu quả làm việc nhóm càng được nâng cao. Người lãnh đạo có thể sử dụng các ứng dụng nhắn tin, nền tảng thư điện tử và những công cụ trao đổi thông tin khác, chỉ định mỗi kênh một mục đích riêng biệt để có được luồng trao đổi thông tin hiệu quả. 5.     Trao quyền cho nhân viên Trao quyền cho nhân viên của bạn có thể là một cách để nâng cao hiệu suất làm việc, cũng như cải thiện tinh thần đội nhóm. Với tư cách là một người lãnh đạo, việc trao quyền quyết định cho nhân viên sẽ thúc đẩy lòng tự tin của họ, trao quyền tự chủ và củng cố vai trò, trách nhiệm trong tổ chức và trong đội nhóm mà họ là thành viên. Những nhân viên được trao quyền dường như có thể làm việc tập thể như một nhóm hoàn chỉnh nếu có cơ hội được trao đổi về mục tiêu của họ, vì điều này giúp họ cảm thấy như được lắng nghe và sẽ sẵn sàng làm việc hướng tới mục tiêu chung của cả nhóm. Việc trao quyền quyết định rất quan trọng để tạo điều kiện làm việc nhóm hơn là cố tập trung vào khả năng làm việc của mỗi cá nhân, người lãnh đạo nên giúp đỡ nhân viên để họ có thể chia sẻ trách nhiệm chung với đội nhóm của mình. 6.     Giao tiếp một cách tôn trọng Người lãnh đạo cần hiểu rằng mỗi nhân viên lại có một cách khác nhau để giao tiếp và trong một nơi có quá nhiều tính cách khác nhau thì việc định hướng những cuộc trao đổi và bất đồng ý kiến có thể gặp khó khăn. Giao tiếp một cách tôn trọng đáng giá hơn so với việc chỉ ứng xử tử tế với đồng nghiệp của bạn – điều quan trọng để tạo dựng một môi trường làm việc lành mạnh và mọi người hỗ trợ lẫn nhau. Cả người lãnh đạo và nhân viên đều nên đảm nhận vai trò tích cực trong việc đảm bảo việc giao tiếp có sự tôn trọng và hiệu quả. Để làm được điều này, bộ phận nhân sự (HR) nên tổ chức các buổi sinh hoạt đội nhóm và những buổi workshop về quản lý xung đột. Hơn nữa, sự thay đổi bắt đầu từ cấp quản lý nên người lãnh đạo hãy làm gương – quan sát những tương tác thể hiện sự tôn trọng từ người lãnh đạo sẽ khích lệ nhân viên noi theo và ứng dụng những cách thức giao tiếp đó trong đội nhóm của mình. Chúng ta chắc chắn có thể làm việc nhóm hiệu quả nếu tất cả các thành viên đều cảm thấy bản thân được công nhận, được tôn trọng và được trao quyền để làm việc cùng nhau như một tập thể đoàn kết. Việc thúc đẩy một môi trường làm việc cởi mở và hòa nhập sẽ tạo điều kiện để làm việc nhóm hiệu quả. Từ đó, các doanh nghiệp có thể đạt được năng suất tối ưu hướng đến những đổi mới tốt hơn và sự phát triển của doanh nghiệp. Tóm lại, điều quan trọng là người lãnh đạo phải kết hợp các chiến lược làm việc nhóm làm sao để giữ vững động lực, hạnh phúc của nhân viên và hơn hết là gắn kết tất cả mọi người thành một!

Tác giả:  SUKHVEER KAUR

Link bài gốc: 6 Essential Tips to Build Effective Teamwork in the Workplace

Dịch giả: Lê Thị Mai Hương - ToMo - Learn Something New

Link: https://ybox.vn/ky-nang/tomo-6-cach-quan-trong-giup-lam-viec-nhom-hieu-qua-noi-cong-so-662621859365323d8ff9c51a