Kỹ Năng Lắng Nghe Chủ Động
[ToMo - Song Ngữ] Kỹ Năng Lắng Nghe Chủ Động (Kèm Ví Dụ)
Active Listening Skills and Techniques (With Examples)
One of the most critical skills in effective communication is active listening. Using active listening techniques can help you build and maintain relationships, solve problems, improve processes and retain information. In this article, we discuss active listening techniques that will help improve your active listening skills.
Kỹ năng lắng nghe chủ động (Kèm ví dụ)
Một trong những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp hiệu quả đó là lắng nghe chủ động. Sử dụng kỹ thuật này có thể giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ, giải quyết vấn đề, cải thiện quá trình xử lý và ghi nhớ thông tin. Trong bài viết này, chúng ta sẽ bàn về kỹ thuật lắng nghe chủ động nhằm giúp cải thiện khả năng lắng nghe của bạn.
What is active listening?
Active listening is a soft skill that requires you to focus on a speaker completely, understand their message, reflect on what's being said, respond thoughtfully and retain the information for later. Verbal and non-verbal active listening techniques help you focus and show that you're engaged.
Lắng nghe chủ động là gì?
Lắng nghe chủ động là một loại kỹ năng mềm đòi hỏi bạn tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp của họ, suy nghĩ về những gì họ nói, trả lời một cách trọn vẹn và ghi nhớ thông tin cho sau đó. Các kỹ thuật lắng nghe chủ động bằng lời nói và phi lời nói giúp bạn tập trung và thể hiện rằng bạn đang chú tâm vào cuộc trò chuyện.
Note: Active listening is the opposite of passive listening, which is the one-sided act of listening to a speaker without retaining their message. Being a passive listener means you're not responding to what the speaker is saying, which can indicate boredom or distraction.
Ghi chú: Lắng nghe chủ động trái ngược với lắng nghe thụ động, tức là hành động một chiều khi lắng nghe người nói mà không ghi nhớ thông điệp của họ. Nghe thụ động có nghĩa là bạn không phản hồi lại những gì người nói đang nói, điều này có thể thể hiện sự nhàm chán hoặc mất tập trung.
Active listening techniques
Practice these active listening skills and techniques to help improve your interpersonal communication skills:
Kỹ thuật lắng nghe chủ động:
Luyện tập những kĩ năng và kỹ thuật lắng nghe chủ động để giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp.
1. Be fully present
The main goal of active listening is to allow a speaker to feel comfortable and safe enough to share their thoughts. Listen with an open mind, allow the speaker to complete their sentences without interruptions and try not to think about what you want to say while they are speaking.
1. Tập trung hoàn toàn vào hiện tại
Mục tiêu chính của lắng nghe chủ động là cho phép người nói cảm thấy đủ thoải mái và an toàn để chia sẻ những suy nghĩ của họ. Lắng nghe với một tâm hồn cởi mở, để người nói nói xong câu của mình mà không bị ngắt lời và cố không vì về điều bạn muốn nói khi họ đang nói.
2. Avoid distractions
Show that you're practicing active listening by limiting potential distractions. This may mean silencing notifications on your phone or computer or alerting family members to meeting times so they don't interrupt you in person. You should also limit distracting movements like glancing at your watch or phone, audibly sighing, doodling or tapping a pen. Avoid exchanging verbal or non-verbal communication with others who are listening, which could make the speaker feel frustrated and uncomfortable.
2. Tránh xao nhãng :
Thể hiện rằng bạn đang cố gắng lắng nghe chủ động bằng cách kiểm soát những phiền nhiễu tiềm ẩn. Tức là tắt thông báo điện thoại hay máy tính hay thông báo cho các thành viên trong gia đình về thời gian nói chuyện để họ không trực tiếp làm phiền bạn. Bạn cũng nên hạn chế các hành động gây mất tập trung như liếc nhìn đồng hồ hoặc điện thoại, thở dài, vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ nhẹ vào bút. Tránh chuyển đổi giao tiếp bằng lời hoặc không lời với người khác đang nghe, điều này có thể khiến người nói cảm thấy bực bội và khó chịu.
3. Use supportive non-verbal cues
Signal that you're practicing active listening with visual cues like nodding, smiling and maintaining eye contact.
- A nod is a helpful cue and doesn't necessarily indicate that you agree with the speaker—only that you understand the meaning of their message.
- A smile encourages a speaker to continue and indicates that you agree with their message or are happy to listen. A smile can replace a short verbal affirmation, helping diffuse tension and ensuring the speaker feels comfortable.
- Keep your eyes on the speaker and avoid looking at other people or objects in the room.
3. Sử dụng tín hiệu hỗ trợ phi ngôn ngữ:
Tín hiệu bằng hình ảnh cho thấy bạn đang tập trung lắng nghe chủ động như gật đầu, cười hay duy trì kết nối bằng mắt.
- Một cái gật đầu cũng là một tín hiệu hữu ích và cũng không cần thiết phải chỉ ra rằng bạn đồng ý với người nói – chỉ khi bạn hiểu thông điệp của họ.
- Một nụ cười có thể khích lệ người nói tiếp tục và cho thấy bạn đồng tình với thông điệp của họ và sẵn sàng để lắng nghe. Một nụ cười có thể thay thế một lời khẳng định, giải tỏa căng thẳng và đảm bảo người nói cảm thấy dễ chịu.
- Giữ cho mặt bạn tập trung vào người nói và tránh nhìn sang người khác hay gì đó khác xung quanh.
Nguồn ảnh: Havard Business Review
4. Paraphrase
Engage in active listening by summarizing the main points of the speaker's message to show you fully understand its meaning. This also allows the speaker to clarify vague information or expand their message.
- Example: "So what you're saying is, your current content management system no longer meets your team's technical needs because it doesn't support large video files."
4. Diễn giải lại:
Tập trung lắng nghe bằng cách tóm tắt lại ý chính trong lời nói của người nói để thể hiện rằng bạn hiểu hoàn toàn nó. Điều này cũng cho phép người nói làm rõ những thông tin bạn còn mơ hồ hay mở rộng những thông điệp của họ.
- Ví dụ: “Vì vậy những gì bạn nói là hệ thống quản lý nội dung hiện tại của bạn không còn đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật của cả đội vì nó không hỗ trợ các tệp video lớn.”
5. Recall previously shared information
Remember key concepts, ideas or other critical points the speaker has shared with you in the past. This demonstrates that you're not only actively listening to what they're saying now, but you can also retain information and recall specific details.
- Example: "Last week, you mentioned adding a more senior coordinator to help with this account, and I think that's a great idea."
5. Nhớ lại những thông tin trước đó
Nhớ lại những chủ đề chính, ý tưởng hoặc những điểm cốt yếu mà người nói chia sẻ với bạn trong quá khứ. Điều này thể hiện rằng bạn không chỉ đang chủ động lắng nghe những gì họ đang nói mà bạn có thể ghi nhớ thông tin và nhớ lại những chi tiết quan trọng.
- Ví dụ: “Tuần trước, bạn đề cập đến việc bổ sung thêm điều phối viên mới giúp đỡ tài khoản này, và tôi nghĩ đó là một ý tưởng hay.”
6. Ask open-ended questions
Asking open-ended and clarifying questions is an active listening tool that shows you've gathered the essence of what they've shared and guides them into sharing more information. Ensure these questions cannot be answered with a simple "yes" or "no." Examples of open-ended questions include:
- Can you tell me more about that?
- What do you think is the best path moving forward?
- What changes would you make?
- Why do you think it happened that way?
6. Hỏi những câu hỏi mở
Hỏi những câu hỏi mở rộng và mang ý làm rõ vẫn đề là một cách thể hiện rằng bạn có tập hợp những ý chính trong lời nói của người khác và dẫn dắt họ chia sẻ thêm những điều sâu xa hơn. Đảm bảo rằng đó không phải những câu hỏi có thể trả lời một cách đơn giản “có” hoặc “không”. Ví dụ một câu hỏi có thể sử dụng:
- Bạn có thể nói thêm về điều đó không?
- Vậy bạn nghĩ cách tốt nhất để tiến về phía trước là gì?
- Điều gì mà bạn muốn thay đổi nhất?
- Vì sao bạn nghĩ điều đó lại xảy ra như vậy?
When engaging in active listening, make sure the speaker understands you can recognize their emotions and share their feelings. By showing empathy and validating the speaker, you can connect with them and establish mutual trust.
- Example: "I’m so sorry you're dealing with this problem. Let's figure out some ways I can help."
You can also use short verbal affirmations that help continue the conversation without interrupting or disrupting its flow. Examples of verbal affirmations include:
- I understand.
- I see.
- Yes, that makes sense.
- I agree.
- Thank you for sharing.
7. Đồng cảm và đồng ý
Khi tham gia vào quá trình lắng nghe, đảm bảo rằng người nói hiểu bạn có thể ghi nhận cảm xúc và chia sẻ cùng họ. Bằng cách thể hiện sự cảm thông, đồng cảm với người nói, bạn có thể kết nối với họ và tạo dựng niềm tin lẫn nhau.
- Ví dụ: “Thật buồn khi bạn phải giải quyết những vấn đề này. Hãy để tôi cùng bạn tìm cách giải quyết.”
Bạn cũng có thể sử dụng những câu nói xác nhận ngắn để tiếp tục cuộc trò chuyện mà không bị ngắt quãng hay mất nhịp. Ví dụ một số câu:
- Tôi hiểu.
- Tôi hiểu rồi.
- Phải, điều này hợp lý đó.
- Tôi đồng ý.
- Cảm ơn vì đã chia sẻ.
8. Share similar experiences
Discussing comparable situations shows the speaker you've successfully interpreted their message and can also assist in building relationships. If the speaker has shared a problem, providing input on how you solved similar challenges could be valuable.
- Example: "I had a tough time getting started with this program, too. But it gets much easier. After just a few weeks, I felt completely comfortable using all the features."
8. Chia sẻ những kinh nghiệm tương đồng
Thảo luận về các tình huống cho thấy người nói rằng bạn đã diễn giải thành công thông điệp của họ và cũng có thể hỗ trợ xây dựng mối quan hệ. Nếu người nói đã chia sẻ một vấn đề, việc cung cấp ý kiến về cách bạn giải quyết những thách thức tương tự có thể có giá trị.
- Ví dụ: “Tôi đã có một khoảng thời gian khó khăn bắt đầu chương trình này. Nhưng giờ đây nó khá hơn rất nhiều. Chỉ sau một vài tuần, tôi cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi sử dụng tất cả các tính năng.”
Why is active listening important?
Developing active listening skills can help you accomplish the following:
- Build connections: Active listening helps others feel comfortable sharing information with you. When you demonstrate your ability to sincerely listen to what others say, people will be more interested in communicating with you regularly. This can open opportunities to collaborate, get work done quickly or start new projects.
- Develop trust: When people know they can speak freely to you without judgment or interruptions, they'll be more likely to confide in you. This is especially helpful when meeting a new customer or business contact with whom you want to develop a long-term working relationship.
- Identify and solve problems: Developing your active listening skills will help you detect challenges others face or problems within projects. The quicker you can spot these issues, the sooner you can find a solution or create a plan to address them.
- Increase your understanding of various topics: Great employees constantly strive to learn something new and grow their knowledge base. Because active listening helps you retain information, it also helps you better understand new topics and remember what you've learned so you can apply it in the future.
- Avoid missing critical information: Practicing active listening means you're highly engaged with the speaker and can recall specific details. This is especially important when the speaker is providing instructions, training you on a new process or delivering a message you're responsible for passing along to others.
Vì sao lắng nghe chủ động lại quan trọng?
Phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động có thể giúp bạn có được những thứ sau:
- Xây dựng các kết nối: Lắng nghe chủ động giúp mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ với bạn. Khi bạn bộc lộ sự chân thành khi lắng nghe ai đó nói, mọi người sẽ có hứng thú khi giao tiếp với bạn thường xuyên. Điều này mở ra cơ hội cho bạn để kết nối, giúp công việc của bạn hoàn thành dễ dàng hơn hay khi bạn muốn bắt đầu một dự án mới.
- Tạo dựng niềm tin: Khi mọi người biết rằng họ có thể nói chuyện một cách thoải mái với bạn mà không bị đánh giá hay cắt ngang, họ dường như sẽ cởi mở với bạn hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đi gặp mặt khách hàng mới hay đối tác kinh doanh và bạn muốn phát triển một mối quan hệ hợp tác lâu dài.
- Chỉ ra và giải quyết các vấn đề: Phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động của bạn sẽ giúp bạn phát hiện những thách thức mà người khác gặp phải hoặc các vấn đề trong dự án. Bạn có thể phát hiện ra những vấn đề này càng nhanh thì bạn càng sớm tìm ra giải pháp hoặc lập kế hoạch để giải quyết chúng.
- Nâng cao hiểu biết của bạn về các chủ đề khác nhau: Những nhân viên giỏi không ngừng nỗ lực học hỏi những điều mới mẻ và phát triển nền tảng kiến thức của mình. Bởi vì lắng nghe chủ động giúp bạn ghi nhớ thông tin, nó cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về các chủ đề mới và ghi nhớ những gì bạn đã học để có thể áp dụng nó trong tương lai.
- Tránh bỏ sót những thông tin quan trọng: Thực hành lắng nghe chủ động có nghĩa là bạn rất gắn bó với người nói và có thể nhớ lại những chi tiết cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi diễn giả đang đưa ra hướng dẫn, đào tạo bạn về một quy trình mới hoặc truyền tải thông điệp mà bạn chịu trách nhiệm truyền đạt cho người khác.
----------
Tác giả: Jennifer Herrity
Link bài gốc: Active Listening Skills and Techniques (With Examples)
Dịch giả: Trần Minh Đức - ToMo - Learn Something New
Không có nhận xét nào: