Kỹ Năng Lắng Nghe Trong Công Việc

 

[ToMo] Giao Tiếp Hiệu Quả: Bí Quyết Nâng Cao Kỹ Năng Lắng Nghe Trong Công Việc

Trong môi trường làm việc ngày nay, khả năng giao tiếp không chỉ là một yếu tố cần thiết mà còn là chìa khóa dẫn đến thành công. Không phân biệt ngành nghề, mỗi cá nhân cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp một cách linh hoạt và sâu sắc. Điều này không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông điệp mà còn bao gồm cả quá trình tương tác đôi bên, trong đó, việc lắng nghe đóng một vai trò không thể phủ nhận.

 Lắng nghe, về bản chất, không chỉ là việc thu nhận thông tin qua lối nghe thụ động. Để thực sự hiểu được người khác, chúng ta cần phải áp dụng một quá trình lắng nghe chủ động, nơi mà việc cảm nhận và hiểu sâu sắc về những gì được chia sẻ trở nên quan trọng. Một người lắng nghe giỏi không những tạo dựng được môi trường làm việc tích cực mà còn mở ra cơ hội phát triển sự nghiệp cho bản thân.

Bài viết sau đây sẽ đưa ra cái nhìn sâu sắc và hướng dẫn cụ thể về cách mà mỗi cá nhân có thể nâng cao kỹ năng lắng nghe của mình, biến bạn thành một nhân tố không thể thiếu trong môi trường làm việc, nơi sự hiểu biết và hợp tác là chìa khóa dẫn đến thành công.

Lắng nghe tích cực là gì ?

 Lắng nghe tích cực là quá trình bạn dành toàn bộ sự tập trung để lắng nghe mọi điều mà người đối diện đang chia sẻ. Trong quá trình này, việc duy trì giao tiếp bằng mắt và thể hiện ngôn ngữ cơ thể  là rất quan trọng, giúp cho cuộc trò chuyện trở nên sôi động và thú vị hơn. Bên cạnh đó, việc đặt ra những câu hỏi phù hợp và có ý nghĩa sẽ giúp làm rõ những vấn đề được đề cập, đồng thời thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người nói.

 Nói một cách ngắn gọn, lắng nghe tích cực không chỉ là việc bạn tập trung lắng nghe, mà còn thể hiện qua cách bạn tương tác và phản hồi lại những gì đã được chia sẻ.

 Khi lắng nghe, hãy chú ý đến những điểm sau để thực hành lắng nghe tích cực một cách hiệu quả:

 Quan Sát Ngôn Ngữ Hình Thể: Kỹ Năng Lắng Nghe Bằng Ánh Mắt

 Trong giao tiếp, không chỉ lời nói mà ngôn ngữ hình thể cũng mang những thông điệp sâu sắc. Quan sát hành động, đặc biệt là cử chỉ tay của đối phương, có thể tiết lộ mức độ hứng thú hoặc tâm trạng của họ.

 Một yếu tố quan trọng khác cần chú ý là ánh mắt. Liệu người đối diện có duy trì tiếp xúc mắt khi trò chuyện hay không? Nếu ánh mắt họ lảng tránh, dường như họ đang mất tập trung hoặc đang cố tình tìm kiếm những lời biện minh để che giấu một bí mật nào đó.  Thực tế, giữ một ánh mắt thẳng thắn khi không thành thật không phải là điều dễ dàng.

 Trong trường hợp người kia chỉ đang mất tập trung, việc giao tiếp bằng mắt có thể giúp thu hút sự chú ý của họ trở lại cuộc trò chuyện. Thường thì, việc này sẽ khuyến khích họ tập trung và duy trì ánh mắt khi giao tiếp, từ đó tăng cường sự kết nối và hiểu biết lẫn nhau.

 Duy trì ánh mắt: Một yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp 

Trong quá trình lắng nghe người khác, việc duy trì ánh mắt không chỉ là biểu hiện của sự tôn trọng mà còn giúp chúng ta tập trung vào nội dung cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, cần lưu ý không để ánh mắt trở nên cố chấp hay quá đỗi chăm chú đến mức tạo cảm giác không thoải mái cho đối phương. Một cái nhìn thân thiện nhưng không quá lâu, cùng với việc đôi khi di chuyển ánh mắt nhẹ nhàng xung quanh, sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên và thoải mái hơn.

Đặc biệt, việc giữ ánh mắt còn giúp chúng ta không bị xao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài hoặc bất kỳ sự mất tập trung nào từ chính bản thân mình, từ đó tạo dựng một môi trường giao tiếp chân thành và hiệu quả.

Hãy Lắng Nghe Giọng Điệu Khi Họ Giao Tiếp

Khi tiếp xúc, việc lắng nghe và quan sát giọng điệu mà mỗi người sử dụng khi giao tiếp mang lại nhiều thông tin quý giá. Giọng điệu không chỉ phản ánh tâm trạng hiện tại của một người, như sự căng thẳng, phấn khích hoặc mệt mỏi, mà còn tiết lộ nhiều hơn thế. Ví dụ, việc nói nhanh có thể được hiểu là dấu hiệu của sự vội vã hoặc lo âu.

Thông qua giọng điệu, chúng ta còn có thể phân tích sâu hơn về niềm tin và mức độ tin cậy mà người đó đặt vào chúng ta hoặc vào chính những gì họ đang chia sẻ. Điều này giúp xây dựng một bức tranh toàn diện về mối quan hệ và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp.

Cách phản hồi hiệu quả khi trò chuyện

Trong quá trình trò chuyện, việc lắng nghe không đồng nghĩa với việc bạn phải giữ im lặng hoàn toàn. Giao tiếp là sự tương tác đôi bên, nên đôi khi, việc bày tỏ sự đồng cảm hay đưa ra các câu hỏi giải đáp sẽ làm cho cuộc đối thoại trở nên sâu sắc hơn.

 Đảm bảo rằng những câu hỏi của bạn đều mang tính chất xây dựng và gắn kết với nội dung mà đối phương đang trình bày. Thể hiện sự quan tâm và hiểu biết qua các câu hỏi không chỉ giúp người nói cảm thấy được lắng nghe, mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến quan điểm của người khác.

 Ghi chú

Khi tham gia một cuộc họp, việc ghi chú  không chỉ là một kỹ năng mà còn là một phương pháp thiết yếu giúp chúng ta không bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Ghi chú giúp chúng ta lưu giữ lại những ý chính và các nhiệm vụ cần thiết, từ đó tăng cường khả năng nhớ và hiệu quả công việc.

Tuy nhiên, việc ghi chép không nên được thực hiện một cách quá mức. Việc này có thể phản tác dụng, khiến chúng ta mất tập trung vào nội dung chính của cuộc thảo luận. Chỉ nên lưu lại những điểm chính, và dành thời gian sau cuộc họp để đào sâu hơn vào chi tiết. Đồng thời, việc ghi nhớ các mục tiêu và công việc cụ thể cần thực hiện sau đó là không thể thiếu, nhằm đảm bảo tiếp tục liên lạc và làm việc hiệu quả với những người liên quan.

Làm Thế Nào Tập Tính Kiên Nhẫn Trong Giao Tiếp

Trong quá trình giao tiếp, chúng ta đôi khi cảm thấy bản thân muốn ngắt lời người đối diện. Điều này, mặc dù phổ biến, lại không phải là cách ứng xử lịch sự trong cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, điều này không nên trở thành một thói quen, bởi lẽ cuộc đối thoại không phải là một cuộc đua, không ai trở thành người chiến thắng chỉ vì họ nói nhiều hơn.

 Khi tham gia vào một cuộc trò chuyện, điều quan trọng là không để bản thân mất tập trung vào việc suy nghĩ xem mình sẽ phản hồi như thế nào. Thay vào đó, hãy dành toàn bộ sự chú ý của mình để lắng nghe và hiểu rõ những gì người kia đang chia sẻ.  Từ đó, hãy dành ra một chút thời gian để suy ngẫm và đưa ra phản hồi một cách thích hợp nhất.

 Tiếp nối

Tiếp tục theo dõi sau khi kết thúc một cuộc đối thoại không chỉ thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến nội dung đã trao đổi mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối phương. Hình thức theo dõi có thể linh hoạt, từ việc gửi email tổng kết nội dung cuộc trò chuyện, thực hiện một cuộc điện thoại đã được lên kế hoạch từ trước, cho đến việc chuẩn bị và gửi đi một báo cáo chi tiết về công việc được giao.

Qua đó, việc này không chỉ giúp củng cố mối quan hệ giữa các bên thông qua việc xây dựng và duy trì niềm tin mà còn mở rộng cơ hội hợp tác lâu dài, thể hiện rõ ràng qua sự chăm sóc và nghiệp vụ của bản thân.

Kết luận

Trong thế giới công việc ngày nay, giá trị của kỹ năng mềm không thể phủ nhận, trong đó, khả năng lắng nghe tích cực nổi bật như một yếu tố then chốt. Việc lắng nghe không chỉ quan trọng trong giao tiếp mà còn là chìa khóa để trở nên gần gũi và xây dựng các mối quan hệ lành mạnh với mọi người xung quanh.

 Bài viết này đã đề cập đến một loạt các phương pháp và mẹo mà bạn có thể áp dụng để nâng cao khả năng lắng nghe của mình, không chỉ áp dụng trong môi trường công sở mà còn có thể ứng dụng trong đời sống cá nhân. Hy vọng rằng, những kiến thức chia sẻ sẽ hỗ trợ bạn phát triển kỹ năng này, góp phần vào sự thành công và hạnh phúc lâu dài của bạn.

------

Tác giả: Kunal Nalawade

Link bài gốc: How to Become a Better Listener in the Workplace

Dịch giả: Trương Lê Quỳnh Anh - ToMo - Learn Something New

Nguồn: https://ybox.vn/gia-vi/tomo-giao-tiep-hieu-qua-bi-quyet-nang-cao-ky-nang-lang-nghe-trong-cong-viec-660fbbd39873362f49e2b69a