[ToMo] 10 Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Ai Cũng Nên Có

 

[ToMo] 10 Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Ai Cũng Nên Có

Làm việc nhóm chính là cốt lõi của mọi môi trường làm việc.

Ngay cả những người đảm nhận nhiều trách nhiệm cá nhân vẫn cần hợp tác với người khác—vì vậy, làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng cần phát triển.

Khi được thực hiện đúng cách, làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu suất, tăng cường sự gắn kết và xây dựng tinh thần đoàn kết. Tuy nhiên, trong môi trường công sở, không phải lúc nào cũng dễ dàng tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả. Việc phát triển kỹ năng hợp tác đòi hỏi nỗ lực không ngừng, đặc biệt khi có hàng chục người cùng tham gia vào một dự án.

Những nhóm có kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ tận dụng được lợi ích của sự hợp tác, trong khi từng cá nhân vẫn giữ được sự độc lập cần thiết để thành công. Tìm hiểu về các kỹ năng quan trọng và cách rèn luyện chúng chính là bước đầu tiên để tạo ra sự tiến bộ.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là những kỹ năng mềm giúp nhóm có những tương tác hiệu quả và năng suất. Một số ví dụ điển hình bao gồm kỹ năng giải quyết xung đột, sự tôn trọng và chủ động lắng nghe, tất cả đều góp phần tạo nên giao tiếp trôi chảy và quá trình làm việc nhóm hiệu quả.

Những nhóm làm việc hiệu quả luôn có kỹ năng làm việc nhóm vững vàng—đây là một mối quan hệ trực tiếp. Tuy nhiên, các kỹ năng cần thiết có thể thay đổi tùy vào loại hình nhóm. Chẳng hạn, một nhóm phát triển phần mềm cần kỹ năng giao tiếp và sự kiên nhẫn để cùng nhau gỡ lỗi trong mã nguồn, trong khi một nhóm phát triển sản phẩm lại cần sự tự nhận thức và thấu cảm để chia sẻ ý tưởng một cách cởi mở, không phán xét. Tất cả các kỹ năng này đều gắn với một mục tiêu chung.

10 kỹ năng làm việc nhóm mà mọi nhóm đều nên có

Kỹ năng làm việc nhóm là những yếu tố giúp thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả. Chúng quyết định khả năng của từng thành viên trong việc làm việc với người khác, tạo ra môi trường an toàn và đáng tin cậy—nơi mỗi người đều cảm thấy được trân trọng và có thể đóng góp hết mình, đồng thời vẫn đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

Dưới đây là 10 kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhóm nào cũng nên rèn luyện:

1. Giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng hàng đầu, vì nó không chỉ giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn mà còn là nền tảng của sự hợp tác. Nếu thông tin bị giấu kín, các thành viên trong nhóm sẽ không thể có cái nhìn tổng thể về công việc đang được thực hiện, dẫn đến sự nhầm lẫn, sai sót và thậm chí là xung đột.

Các thành viên trong nhóm luôn cần thể hiện ý tưởng một cách rõ ràng và thường xuyên, dù họ đang làm việc độc lập hay hợp tác theo nhóm. Tuy nhiên, điều này cần có sự cân bằng. Quá ít thông tin có thể gây hiểu lầm, nhưng quá nhiều tin nhắn hoặc họp hành liên tục lại làm gián đoạn công việc. Chính vì vậy, phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả không hề đơn giản.

2. Lắng nghe chủ động (Active listening)

Lắng nghe chủ động là một kỹ năng giao tiếp mang lại lợi ích cho cả người nói và người nghe. Khi mọi người thực sự lắng nghe, họ tập trung vào điều mà người khác đang nói, thay vì chỉ chờ đến lượt mình lên tiếng.

Người lắng nghe một cách chủ động thể hiện sự chú ý qua ngôn ngữ cơ thể, chẳng hạn như giao tiếp bằng mắt và gật đầu đồng tình. Họ cũng thường lặp lại hoặc diễn giải lại ý chính để xác nhận rằng họ đã hiểu đúng. Điều này giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn và giảm thiểu các hiểu lầm không đáng có.

3. Tôn trọng lẫn nhau

Các thành viên trong nhóm không nhất thiết phải là bạn thân, nhưng họ cần tôn trọng lẫn nhau và tập trung vào tìm giải pháp thay vì tranh cãi.

Những người biết tôn trọng đồng nghiệp sẽ không phản ứng tiêu cực trong những tình huống khó khăn. Thay vào đó, họ đón nhận sự khác biệt với tâm thế cởi mở thay vì phản ứng gay gắt. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người quản lý—nếu nhân viên cảm thấy bị thiếu tôn trọng, họ có thể mất động lực để làm việc hoặc chia sẻ ý tưởng. Chìa khóa nằm ở việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, kiểm soát cảm xúc và tôn trọng sự khác biệt của mỗi người.

4. Giải quyết xung đột

Xung đột là điều không thể tránh khỏi—thậm chí, nếu được xử lý đúng cách, nó có thể trở thành yếu tố thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. Những ý kiến trái chiều có thể giúp nhóm thử nghiệm những phương pháp mới, suy nghĩ đột phá và cuối cùng là phát triển mạnh mẽ hơn. Sự khác biệt giữa một cuộc họp kết thúc trong bực bội và một cuộc thảo luận hiệu quả nằm ở cách nhóm xử lý xung đột.

Những người có kỹ năng giải quyết xung đột tốt sẽ lắng nghe mà không phán xét, giải quyết vấn đề ngay khi nó phát sinh thay vì trì hoãn, và luôn tập trung vào việc tìm giải pháp. Nếu không thể đạt được sự đồng thuận, họ cũng biết cách đàm phán để tìm ra một thỏa hiệp hợp lý.

5. Tinh thần trách nhiệm

Một nhóm chỉ mạnh khi từng cá nhân trong nhóm có trách nhiệm với công việc của mình. Khi tất cả mọi người đều tự giác hoàn thành nhiệm vụ và thừa nhận lỗi sai khi có vấn đề xảy ra, nhóm sẽ tránh được nhiều mâu thuẫn không đáng có.

Tinh thần trách nhiệm không chỉ đơn thuần là hoàn thành công việc đúng hạn mà còn là sự chủ động nhận trách nhiệm khi có sai sót, thay vì chờ đợi một người lãnh đạo như quản lý dự án đứng ra giải quyết. Ai cũng có thể mắc lỗi, nhưng những người dám nhận lỗi và rút kinh nghiệm sẽ giúp cả nhóm làm việc hiệu quả hơn. Khi tinh thần trách nhiệm được đề cao, quá trình làm việc sẽ diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

6. Phân công công việc

Những nhà lãnh đạo giỏi nhất biết cách phân chia khối lượng công việc hợp lý để không ai phải gánh vác quá nhiều nhiệm vụ. Đồng thời, những thành viên có kỹ năng phân công tốt cũng hiểu rõ khi nào họ đang ôm đồm quá mức. Biết nói “không” với lượng công việc quá tải sẽ giúp tránh được sai sót và tình trạng kiệt sức—những yếu tố có thể làm gián đoạn tiến độ chung.

Bạn có thể bắt đầu đúng hướng bằng cách phân chia vai trò và trách nhiệm rõ ràng, trao đổi cởi mở về khả năng tiếp nhận công việc của mỗi người, đồng thời sử dụng các công cụ lập kế hoạch để trực quan hóa sự phân bổ công việc.

7. Giải quyết vấn đề

Các nhóm phải đối mặt với vấn đề mỗi ngày—từ những việc đơn giản như đảm bảo một thành viên mới có đầy đủ công cụ làm việc, đến những nhiệm vụ phức tạp hơn như lập kế hoạch tổng thể cho một dự án. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhóm xử lý những tình huống này một cách trơn tru mà không gây ảnh hưởng tiêu cực đến đồng đội.

Những nhóm có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ tạo điều kiện cho tất cả thành viên chia sẻ ý tưởng và quan điểm trước khi thống nhất hướng đi. Họ cũng luôn tập trung vào giải pháp thay vì sa đà vào vấn đề khi gặp trở ngại.

8. Tư duy cởi mở

Một trong những phẩm chất đáng quý nhất của một thành viên nhóm là tư duy cởi mở—khả năng trân trọng và tôn trọng sự khác biệt của người khác, đồng thời học hỏi từ họ. Không chỉ giúp tiếp thu những góc nhìn mới, những người có tư duy cởi mở còn góp phần xây dựng môi trường làm việc an toàn, hòa nhập hơn.

Nếu thiếu đi sự cởi mở, bạn sẽ không thể thực sự lắng nghe hoặc thấu hiểu quan điểm của người khác khi có bất đồng xảy ra. Một nhóm toàn những người bảo thủ, cứng nhắc có thể bị mắc kẹt trong lối mòn và thiếu đi những góc nhìn cần thiết để phát triển.

9. Tự nhận thức

Những tình huống căng thẳng hoặc áp lực trong công việc thường kích thích phản ứng cảm xúc—dù mọi người có bộc lộ ra ngoài hay không. Tự nhận thức giúp bạn theo dõi cảm xúc của chính mình và nhận ra khi nào mình đang phản ứng thái quá.

Hãy thành thật với bản thân, hiểu rõ điều gì có thể khiến bạn căng thẳng, đồng thời xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình. Việc thừa nhận rằng bạn đang quá tải hoặc không có đủ kỹ năng, công cụ để hoàn thành công việc là hoàn toàn bình thường. Quan trọng nhất, lên tiếng kịp thời có thể giúp nhóm tránh khỏi rắc rối, đồng thời giúp bạn học hỏi thêm về bản thân.

10. Xây dựng lòng tin

Lòng tin không thể được tạo dựng trong một sớm một chiều mà đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kỹ năng khác nhau. Các thành viên có thể bắt đầu bằng cách duy trì giao tiếp rõ ràng, tôn trọng lẫn nhau và xử lý xung đột một cách bình tĩnh. Việc có trách nhiệm với công việc được giao và dám nhận lỗi khi mắc sai sót cũng góp phần củng cố lòng tin trong nhóm.

Những nhóm có sự tin tưởng vững chắc sẽ biết rằng họ có thể trông cậy vào nhau để hoàn thành nhiệm vụ, thừa nhận lỗi sai và cùng nhau giải quyết vấn đề. Đây chính là chìa khóa tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả—nơi mọi người dựa vào nhau thay vì né tránh sự hợp tác.

Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

Các kỹ năng mềm nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại khó rèn luyện hơn kỹ năng cứng vì chúng khó để định lượng. Nếu bạn muốn học một phương pháp quản lý dự án hoặc một ngôn ngữ lập trình mới, bạn có thể tham gia một khóa học. Nhưng để trở thành một đồng đội đáng tin cậy, bạn cần nỗ lực thực tế trong công việc hàng ngày.

Dưới đây là một số cách giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm:

• Đặt mục tiêu – Sự thay đổi sẽ không xảy ra nếu bạn không biết mình đang hướng tới điều gì. Hãy đặt mục tiêu rõ ràng và tập trung phát triển từng kỹ năng một để tránh cảm giác quá tải. Ví dụ, nếu trước đây bạn thường vội vàng đưa ra kết luận thay vì lắng nghe, hãy rèn luyện thói quen chú ý hơn đến những gì người khác nói.

• Nhận phản hồi – Yêu cầu phản hồi về kỹ năng mềm có thể khiến bạn cảm thấy dễ tổn thương, vì không ai muốn nghe rằng họ chưa đủ trách nhiệm hay chưa biết cách giải quyết xung đột hiệu quả. Tuy nhiên, điểm yếu cũng chính là cơ hội để cải thiện. Hãy nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy giúp bạn xác định những kỹ năng làm việc nhóm cần cải thiện.

• Quan sát người khác – Có thể trong nhóm bạn có ai đó rất giỏi lắng nghe hoặc xử lý xung đột. Hãy quan sát cách họ đối mặt với những tình huống đó và học hỏi từ họ. Dần dần, những kỹ năng này sẽ trở nên tự nhiên với bạn.

Cách liệt kê kỹ năng làm việc nhóm trên CV

Kỹ năng mềm không chỉ quan trọng với công việc hiện tại của bạn mà còn ảnh hưởng đến những cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Khả năng giao tiếp hoặc giải quyết vấn đề có thể là yếu tố giúp bạn nổi bật giữa hàng loạt ứng viên, vì vậy đừng bỏ qua chúng khi viết CV.

Dưới đây là cách trình bày kỹ năng làm việc nhóm một cách hiệu quả trên CV:

• Chọn kỹ năng phù hợp – Hãy nghiên cứu kỹ những giá trị cốt lõi của công ty bạn ứng tuyển và đề cập đến những kỹ năng phù hợp. Nếu công ty coi trọng sự hòa nhập và đa dạng, bạn có thể nhấn mạnh khả năng tôn trọng và tư duy cởi mở của mình.

• Đưa ra ví dụ cụ thể – Đừng chỉ liệt kê kỹ năng mà hãy kèm theo một minh chứng cụ thể. Nếu bạn muốn đề cập đến kỹ năng tổ chức, hãy nói về một dự án hoặc sự kiện mà bạn đã sắp xếp thành công.

• Ngắn gọn, súc tích – Hãy chọn lọc một vài kỹ năng quan trọng kèm theo ví dụ minh họa thay vì liệt kê một danh sách dài. Kỹ năng làm việc nhóm chỉ là một phần nhỏ trong CV, vì vậy viết quá nhiều có thể khiến bạn trông như đang cố gắng quá mức.

  
  

Giữ cho nhóm của bạn luôn có tổ chức với Notion

Những nhóm biết cách lập kế hoạch, phân chia công việc và theo dõi tiến độ sẽ tạo ra kết quả chất lượng cao và làm việc hiệu quả hơn. Và họ cần một nền tảng hỗ trợ họ mỗi ngày.

Hãy sử dụng Notion để tổ chức công việc với hệ thống mẫu và công cụ đa dạng. Bạn có thể tạo lộ trình dự án, tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả, xây dựng trang thông tin nội bộ cho nhóm và chia sẻ tài liệu chung. Nhóm của bạn chắc chắn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.

---------------------------

Tác giả: Par Maggie Gowland

Link bài gốc: 10 teamwork skills everyone should have

Dịch giả: Huỳnh Thị Cẩm Nhung - ToMo - Learn Something New

LINK: https://ybox.vn/ky-nang/tomo-10-ky-nang-lam-viec-nhom-ai-cung-nen-co-67ae0fea65ca4c4a0f5ea14d