[ToMo] Làm Thế Nào Để Làm Việc Nhóm Một Cách Hiệu Quả Nếu Bạn Làm Việc Từ Xa?
Làm việc từ xa không bao giờ dễ dàng. Tôi sẽ dẫn ra một vài ví dụ xem xem bạn có nhìn thấy mình trong những ví dụ này không nhé?
- Vào 10 giờ tối, một luật sư công ty nhận được tin nhắn từ đồng nghiệp và băn khoăn (việc này không phải lần đầu xảy ra) không biết có quy trình được quy định nào về những nội dung liên quan tới công việc sau khoảng thời gian nhất định không.
- Sau bữa tối dài lê thê với đồng nghiệp, một trưởng phòng bên quảng cáo mở email do sếp gửi nhắc rằng cần phải gửi bản dự án của mình đúng giờ. Và vì quá bực bội về những công đoạn quản lý nhỏ nhặt này, anh ta ngay lập tức... phản hồi mà không hề suy nghĩ.
- Trong một cuộc gọi họp nhóm hàng tuần, một thành viên trong nhóm làm việc từ xa băn khoảng rằng liệu đồng nghiệp của cô ấy có thật sự không quan tâm khi cô ấy từ chối trả lời câu hỏi hoặc cô ấy chỉ đơn giản không tập trung và nêu nó ra làm lời biện hộ.
Khi việc động đến nút im lặng của điện thoại dễ dàng, không quá khi nói rằng chúng ta đang sống trong một thời đại khó khăn. Kỉ nguyên số đã đặt nền móng cho một cuộc cách mạng lớn về giao tiếp tưởng tự như sự xuất hiện của báo chí giấy. Nó đã thay đổi cách chúng ta trò chuyện – thường qua những ý chính. Và ảnh hưởng tới những gì mà chúng ta nghe thấy, khi một luồng thông tin lớn có thể dẫn tới việc hiểu nhầm và nhầm lẫn thường xuyên hơn.
Những người làm việc ở các nhóm làm việc từ xa đang đối mặt với những thử thách này thường xuyên hơn. Theo một thống kê gần đây nhất của Gallup và Cục Thống kê Lao động cho thấy rằng có 22% số người Mỹ làm việc tại nhà, trong khi gần 50% làm việc từ xa. Xu hướng đang chuyển mình này cho thấy một loạt hành vi và kỹ năng mới.
Vì sao làm việc từ xa cần đòi hỏi tới những kỹ năng giao tiếp mới? Có cái gì đó thiếu trong những tin nhắn, email, cuộc gọi họp và các phương thức giao tiếp kỹ thuật số khác? Đó là ngôn ngữ cơ thể (body language). Kể cả khi chúng ta ở địa điểm bán cố định, ngữ điệu hoặc độ trang trọng của những email bỏ qua cách hiểu vấn đề đến nỗi cả những người bạn thân nhất cũng thấy bối rối. Sự thiếu cách hiểu vấn đề này tạo ra một sự nổi giận có thể cực kỳ đắt đỏ, ảnh hưởng tới nhuệ khí, tinh thần hăng hái, độ làm việc hiệu quả và sự sáng tạo của bản thân.
Làm việc từ xa có thể ảnh hưởng tới nhịp độ của các cuộc hội thoại của chúng ta. Độ chậm trễ của các tin nhắn thường là do sự trì hoãn hoặc cố gắng giấu các phản ứng tâm lý trong các dòng tin nhắn của mình. Tự hỏi mình xem đã có bao nhiều lần bạn viết email, nhấn gửi ngay lập tức và sau đó bỗng dưng lo lắng không biết rằng tin nhắn của mình sẽ được đón nhận ra sao.
Sếp của bạn sẽ đọc email đêm muộn của bạn và cho rằng email đó làm gián đoạn tới thời gian cá nhân của mình. Sẽ ra sao nếu sếp của mình thật sự nói vậy? Trong khi chúng ta làm quen tới những kiểu giao tiếp thiếu đồng bộ, thậm chí xung đột tới những quy tắc giao tiếp xã hội của chúng ta. Chính sự thiếu phản hồi nhanh chống khiến chúng ta trở nên mất tập trung, nghi ngờ bản thân thậm chí là nản lòng với chính nhóm của mình.
Để đạt được kết quả cao nhất, những nhóm làm việc trên mạng cần phải tìm cách vận hành mới và hiệu quả hơn.
Trước hết, xem xét ba loại làm việc nhóm từ xa gồm: về mặt vật lý (tức xa về mặt khoảng cách và thời gian), về cách vận hành (tức mức độ nhóm, khả nặng xử lý vấn đề và mức độ thuần thục của kỹ năng) và về mặt quan hệ (tức giá trị, niềm tin và sự độc lập). Cách tốt nhất cho các quản lý để tăng cường tới độ làm việc hiệu quả của các nhóm là tập trung giảm thiểu các khoảng cách về mặt quan hệ. Hãy thử đổi các cách giao tiếp từ xa thông thường sang các cuộc gọi video (video call) bình thường. Đó là một điều tốt để tạo ra sự khăng khít, gắn bó và sự đồng cảm hơn email hoặc các cuộc gọi truyền thống. Với việc tạo ra các nghi lễ liên kết nhóm từ xa để cho mọi người có cơ hội được tiếp xúc thường xuyên và thực hiện các kỹ năng làm việc nhóm.
Khi việc giao tiếp nhóm từ xa có hiệu quả và nâng cao được khả năng của bản thân, những thành viên trong nhóm có thể thu được những lợi ích từ các nhóm làm việc từ xa như vậy. Đây là một số cách thực hiện:
Đừng kết hợp giữa các cuộc hội thoại ngắn gọn và những cuộc giao tiếp rõ ràng: Trong nỗ lực để trở nên linh động hơn, chúng ta đã từng chí ít dùng ít từ hơn trong giao tiếp. Nhưng sự rút gọn đó có thể khiến các đồng đội của bạn mất nhiều thời gian để hiểu được tin nhắn của bạn (và thậm chí là truyền đạt sai thông điệp nữa). Đừng cho rằng nhiều người sẽ có thể hiểu được ý của bạn và cách rút gọn từ. Dành thời gian để giao tiếp một cách rõ ràng nhất có thể, cho dù thông điệp truyền tải ở độ dài trung bình. Thực tế, bạn sẽ không thể truyền đạt quá rõ ràng, chỉ làm sao cho dễ hiểu nhất mà thôi.
Đừng khủng hoảng tinh thần đồng đội bạn bằng những tin nhắn: Bạn có bao giờ trong tình trạng tiếp tục theo dõi những email, tin nhắn và những cuộc điện thoại không? Bạn có xu hướng hỏi đồng nghiệp của mình rằng họ đã nhận được tin nhắn trước đó của bạn? Nếu cứ tiếp tục thì đó là một sự quấy rầy đồng nghiệp liên tục và không thoải mái chút nào. Điều bạn cần quan tâm là tạo ra các yêu cầu khác nhau đúng thời hạn yêu cầu của người giao. Sử dụng toàn bộ những phương pháp nhắn tin trên không hề hiệu quả chút nào (nếu không muốn nói là gây phiền hà). Sử dụng chúng phù hợp vào.
Hình thành những tiêu chuẩn giao tiếp: Những nhóm làm việc qua mạng cần tạo ra những tiêu chuẩn để hình thành sự giao tiếp rõ ràng. Những công ty như Merk đã tạo được tiêu chuẩn giao tiếp kỹ thuật số của họ như “Phản hồi trong 4 giờ” (Four Hour Response – 4HR) và “Không cần thiết phải phản hồi” (No Need to Respond – NNTR) để khiến các cuộc hội thoại ảo dễ đoán hơn rất nhiều. Các nhóm độc lập có thể tạo ra các nhóm hội thoại riêng của mình – ví dụ có thể dùng hoặc không dùng Slack, Google Docs hoặc Whatsapp. Và những quy tắc đó còn có thể xuất hiện ở các mức độ khác nhau như thời gian phản hồi thích hợp, cách viết tin nhắn và ngữ điệu. Ví dụ, một số cá nhân thích viết tin nhắn mình ngắn gọn, trong khi số khác viết tin nhắn của mình một cách đầy đủ và chi tiết; một số người khác có thiên hướng kết hợp sự hài hước và trang trọng trong tin nhắn của mình.
Trong khi chúng ta có xu hướng cho rằng mình thiếu đi sự phỏng đoán, thì ít tiêu chuẩn là điều cần thiết ở trong công việc, nhất là khi làm việc từ xa. Chúng ta đều đặc biệt, nhưng phản ứng phù hợp của chúng ta sẽ giúp người khác có thể đoán trước được chúng ta làm gì và đổi lại, họ sẽ hiểu chúng ta nhiều hơn – cả hai đều hưởng lợi khi hiểu nhau. Bạn có thể khiến điều đó trở nên dễ dàng bằng cách đặt ra một luật lệ cá nhân và tuân thủ nó nghiêm ngặt.
Thấy được các cơ hội tiềm năng của việc giao tiếp bằng cách viết: Việc bỏ lại các thiết bị điện tử sang một bên có thể tạo ra cơ hội tiềm năng mới cho các thành viên trong nhóm, tạo điều kiện cho những người ít nói chuyện trong nhóm của bạn. Các cuộc giao tiếp bằng tin nhắn sẽ ít quan trọng hơn so với các kỹ năng liên kết các thành viên và ngoại hình bản thân, tạo ra một cách hiệu quả hơn trong việc chia sẻ động lực và khả nặng quyết định. Các nghiên cứu chỉ ra rằng các cá nhân hướng nội sẽ ít hạn chế nói trên mạng xã hội nếu so với giao tiếp trực tiếp. Dẫu vậy, bạn cũng cần phải để tâm tới các thiên kiến quy nạp ảo (virtual unconscious bias), tức là khi chính tả, ngữ pháp, cách dùng từ có thể tiết lộ những thành kiến về thái độ trong nhóm.
Và sự thiếu đi các ngôn ngữ cơ thể cần thiết cũng không đồng nghĩa rằng chúng ta có xu hướng giao tiếp từ xa. Chúng ta vẫn có các khả năng giao tiếp meta (meta-communication) và kẽ hở ảo luôn xuất hiện ở môi trường mạng, và chỉ cần đọc kỹ các dòng chữ một chút. Ví dụ, các dùng dấu cảm thán hay các biểu tượng cảm xúc (emoji) tiêu cực sau khi nói tới giới tính, quốc tịch, tôn giáo của ai đó là một biểu trưng mạnh mẽ cho sự phản đối qua một vẻ mặt đáng ‘kinh tởm’.
Tạo ra một không gian chung chỉ dành cho các buổi liên hoan: Những miếng bánh sinh nhật khi xưa vẫn cực kỳ quan trọng với các nhóm làm việc từ xa. Tạo ra những không gian ảo và các quy luật cho việc liên hoan và tương tác xã hội có thể thúc đẩy mối quan hệ và hình thành lên sự gắn kết cho sự tương tác sau này. Tìm cách để rút ngắn khoảng cách về mặt tâm lý. Một công ty chúng ta làm với việc tuyên dương các tài năng mới qua các biểu tượng cảm xúc cá nhân cho mỗi thành viên làm việc được 6 tháng. Bạn có thể tìm cách riêng mình để tạo lập nhóm riêng cho kết nối xã hội. Cách bạn làm ít quan trọng hơn bạn có sẵn sàng làm việc đó hay không.
Và khi nhiều và nhiều giao tiếp của chúng ta diễn ra trên mạng, chúng ta sẽ tiếp tục thấy những dạng hiểu nhầm và giao tiếp ngoài ý muốn mới. Giải pháp không bao giờ đến từ các công nghệ mới (mặc dù, sự thật là, các nhà lập trình viên đang cố thu hẹp khoảng cách đó). Thay vào đó, các giải pháp như việc hiểu được các quy luật mới của sự cam kết, xây dựng kỹ năng giao tiếp có ảnh hưởng tới nhu cầu của chúng ta trong kỷ nguyên số.
--------
Tác giả: Erica Dhawan, Tomas Chamorro-Premuzic
Link bài gốc: How to Collaborate Effectively If Your Team Is Remote
Dịch giả: Đạt Tiến - ToMo: Learn Something New
Không có nhận xét nào: